KPI risorse umane: i 9 indicatori più importanti per le aziende farmaceutiche

I dati sono uno degli elementi chiave a disposizione delle aziende farmaceutiche per la misurazione oggettiva della qualità dei loro processi in un’ottica di Miglioramento Continuo. Il corretto monitoraggio di questi dati, mediante precisi Indicatori Chiave di Prestazione (KPI), è quindi fondamentale per il buon esito di questa importante attività.  

La trasformazione digitale ha fornito un grande aiuto nella raccolta, organizzazione, analisi e dunque comprensione dei dati. Anche I Responsabili HR possono oggi disporre di strumenti molto utili per tracciare e analizzare costantemente tutte le informazioni critiche. In questo modo riescono a prendere decisioni informate e funzionali al raggiungimento degli obiettivi strategici.

Tra i tanti KPI esistenti come scegliere quelli più adatti alla propria azienda farmaceutica?

Nel corso dell’articolo analizzeremo 9 dei più diffusi indicatori tra le aziende farmaceutiche.

Cosa sono i KPI

La sigla KPI sta per Key Performance Indicator, tradotta letteralmente come indicatore chiave di rendimento. Si tratta di metriche che hanno lo scopo di misurare le prestazioni di una determinata attività o di un processo, al fine di valutarne l’efficacia in relazione agli obiettivi strategici prefissati. Sono fondamentali per il management aziendale, perché permettono di comprendere in maniera oggettiva l’andamento delle variabili critiche, di effettuare mirate ottimizzazioni e di intervenire prontamente in caso di scostamento dagli obiettivi stabiliti.

Caratteristiche di un KPI

Per poter assolvere efficacemente al compito, un KPI dovrebbe essere:

1. Quantificabile: è assolutamente necessario che i KPI siano espressi in forma numerica, affinché possano esprimere le performance operative in misure misurabili, tangibili e facilmente comprensibili.

2. Accessibile: è fondamentale disporre delle informazioni necessarie ogni volta che se ne abbia la necessità, per questo motivo I KPI devono essere facilmente accessibili e determinabili.

3. Tempestivo: un KPI elaborato in tempi brevi riesce a riflettere la situazione attuale tempestivamente e questo è molto utile per poter prendere le dovute decisioni.

4. Significativo: I KPI devono consentire di valutare l’efficacia delle strategie in atto, per questo motivo devono essere costantemente aggiornati e pertinenti, così da offrire un’analisi chiara della variabile oggetto di osservazione.

5. Operativo: un KPI non può essere scelto senza considerare il contesto in cui opera l’azienda. Solo in questo modo potrà fornirà dati attendibili che potranno essere confrontati per identificare cambiamenti di efficienza veritieri.

Abbiamo recentemente e ampiamente trattato il tema dei KPI in questo articolo: “Guida completa ai KPI della qualità nel Pharma” che ti consigliamo di leggere se vuoi approfondire l’argomento.

In questo articolo invece ci concentreremo sui KPI relativi al Reparto delle Risorse Umane.

I KPI nell’ambito delle Risorse Umane

I KPI in ambito HR sono indicatori utili a misurare i processi connessi alla Formazione, alle fasi di Recruiting, alla composizione della Popolazione Aziendale, alla Gestione dei talenti, solo per citarne alcuni.

Queste informazioni sono vitali per l’azienda. Solo per fare un paio di esempi, potrebbe essere necessario velocizzare il percorso di selezione del personale per far fronte a necessità di copertura di un ruolo vacante, individuando le reali leve che determinano il risultato; oppure comprendere quali elementi consentono al personale di essere maggiormente soddisfatto e produttivo.

Fra i tanti KPI potenzialmente disponibili, il responsabile HR avrà quindi il compito di scegliere quelli più funzionali al raggiungimento degli Obiettivi Strategici dell’azienda, al contempo dovrà essere in grado di monitorarli costantemente, comparandoli anche con i risultati precedenti per comprendere l’andamento dei processi chiave. Per questa delicata attività, le moderne Soluzioni Digitali rappresentano sicuramente un supporto indispensabile, poiché permettono di tracciare automaticamente qualsiasi tipologia di dato, creare utili Dashboard, fornire Alert in tempo reale, creando indirettamente una struttura organizzativa efficiente ed efficace.

I 9 KPI per monitorare e gestire le risorse umane

Come detto esistono differenti KPI relativi alle Risorse Umane e la loro scelta deve essere coerente con gli obiettivi di business. Qui di seguito vedremo i 9 più utilizzati nelle strategie aziendali.

1. Talent Retention

La capacità di trattenere in azienda i talenti è un indicatore direttamente correlato alla Stabilità di Rendimento di un’impresa. Questo KPI permette di ottenere informazioni chiave per la corretta pianificazione della forza lavoro. I fattori che impattano su tale indicatore sono correlati sia alla retribuzione (il salario, i benefit aziendali, le condizioni lavorative), sia ad altri fattori quali il riconoscimento del valore, la possibilità di avanzamenti di carriera, la motivazione, etc.

Questo KPI è particolarmente significativo se si considera che quando un talento lascia un’organizzazione, oltre a perdere l’investimento originario effettuato su quella risorsa, vengono a crearsi ulteriori costi legati alla riduzione della produttività. Fino al momento in cui non sarà possibile sostituire il talento con un’altra risorsa autonoma, infatti, il team dovrà necessariamente sopperire alla sua assenza. Bisogna poi considerare anche i costi per formare una nuova risorsa e il fatto che il talento “perso” potrebbe andare ad apportare valore presso un competitor.

La Talent Retention indica quindi la percentuale di dipendenti che hanno scelto di rimanere in azienda al termine di un dato periodo. È calcolata dividendo il numero di dipendenti alla fine del periodo di riferimento (per esempio 12 mesi), con il numero di dipendenti all’inizio di tale periodo e moltiplicando il risultato per 100.

Buoni livelli di Retention Rate si hanno al di sopra del 90%. Come vedremo con il prossimo KPI, bisogna invece iniziare a prendere le dovute contromisure qualora questo tasso scendesse al di sotto di 85 punti percentuali.

2. Turnover del personale

In stretta correlazione alla Talent Retention, il tasso di Turnover traccia il numero di dipendenti che transita, in ingresso e in uscita, in un determinato periodo di tempo.

Il turnover è una condizione fisiologica in azienda e rappresenta il normale flusso in corrispondenza di personale in uscita per varie motivazioni (pensionamenti, licenziamenti, mancati rinnovi) e in entrata. Un Tasso di Rotazione basso è generalmente indice di una certa stabilità del Personale, riconducibile, quindi, a tutte le politiche adottate dall’azienda in tal senso, cultura aziendale e di retribuzioni adeguate.

Quando invece il Tasso di Rotazione raggiunge livelli troppo elevati, ci troviamo di fronte alla situazione opposta, definita Patologica e legata a problemi legati alla retribuzione, alla scarsa valorizzazione delle capacità e allo stress causato dall’ambiente di lavoro. In questo caso bisogna intervenire il prima possibile per ripristinare una situazione accettabile.

Si possono calcolare differenti indici di Turnover:

• Tasso di turnover complessivo. Si calcola sommando il turnover volontario (i dipendenti che hanno deciso di lasciare l’azienda), quello involontario (licenziamenti e mancati rinnovi) e i nuovi ingressi. Si divide poi per l’organico medio del periodo e infine si moltiplica il risultato per 100.
• Tasso di turnover negativo. Per calcolare il Tasso di Turnover negativo occorre dividere il numero di dipendenti che hanno lasciato l’organizzazione in un determinato periodo, con il numero di dipendenti presenti all’inizio del periodo e moltiplicare il risultato per 100.

• Tasso di turnover positivo. A differenza del Tasso di Turnover negativo, misura le nuove assunzioni. Si calcola dividendo i nuovi ingressi nel periodo di riferimento, con i dipendenti presenti all’inizio del periodo e moltiplicando il risultato per 100 
• Tasso di Compensazione del Turnover. Misura il rapporto tra nuovi collaboratori e collaboratori che hanno lasciato l’azienda. Si ottiene dividendo il numero di nuove assunzioni con il numero di abbandoni nel periodo di riferimento e moltiplicando il risultato per 100.

In generale il Turnover è considerato fisiologico se inferiore al 5% e patologico quando è superiore al 15%.

3. Costo per assunzione

I dipendenti sono imprescindibili per la creazione di Valore, per questo rappresentano uno dei principali investimenti effettuati dall’azienda. Il Costo per Assunzione è un particolare KPI che misura proprio il costo effettivo dell’assunzione considerando una serie di fattori. Per calcolare questo KPI infatti si deve tenere conto si varie voci di costo, interne ed esterne.

I costi interni comprendono:

• Stipendio del dipendente
• Costi per la Formazione
• Bonus erogati ai dipendenti
• Costi per gli strumenti utilizzati (licenze informatiche, spazio per l’ufficio)

I costi esterni sono:

• Il costo relativo ai recruiter (stipendio se interni, compenso se esterni)
• I costi pubblicitari
• Il costo per la partecipazione agli eventi specifici

Una volta sommate tutte le voci di costo del periodo di riferimento, si divide la somma per il numero di candidati assunti nel medesimo arco temporale.

Oltre a quelli citati, il Costo medio di Assunzione cambia in base a vari fattori quali le dimensioni dell’azienda, la tipologia di azienda, il settore, l’ubicazione, le posizioni aperte ed è quindi molto complesso dare un valore di riferimento.

Giusto per avere un riferimento, la “Society of Human Resource Management (SHRM)” in un sondaggio che toccava vari settori, ha stabilito che il costo medio di assunzione in USA si aggira intorno ai 4000$.

4. Tempo medio di assunzione

Un KPI estremamente importante e connesso al precedente misura il tempo che intercorre tra il congedo di un dipendente e l’assunzione del suo sostituto, con l’obiettivo di misurare l’efficacia e la tempestività delle strategie di Recruiting.

Secondo uno studio effettuato da Robert Walters Italia su oltre 2.300 professionisti e 200 aziende ha riportato un dato medio dell’intero iter di assunzione che va da un minimo di 2 mesi a un massimo di 3.

5. Tempo nella stessa posizione

Poco sopra abbiamo parlato dell’importanza della capacità di un’azienda di trattenere i talenti. Una delle principali cause della fuga di talenti è da ricercare proprio nel Tempo trascorso ricoprendo la stessa posizione. La mancata possibilità di avanzamenti di grado o promozioni, potrebbe infatti generare malumore e spingere la persona a guardarsi intorno alla ricerca di una nuova e più stimolante opportunità lavorativa.

Il tempo medio nella stessa posizione si misura dividendo i mesi trascorsi nella stessa posizione da parte di ciascun dipendente con il numero totale dei dipendenti promossi nel periodo di riferimento.

6. Assenteismo

Un altro KPI da tenere in considerazione per prevenire problematiche legate all’operatività, è il Tasso di Assenteismo causa ritardi, malattia o altre tipologie di assenza. Questo KPI va analizzato con attenzione quando il numero di assenze supera un lasso di tempo considerato fisiologico. Quando infatti si verifica una situazione del genere, aumenta il carico di lavoro del reparto generando un peggioramento delle condizioni di lavoro, ma aumentano anche i costi per l’azienda che deve coprire l’assenza. Non solo, un aumento ingiustificato delle assenze sul lavoro potrebbe anche essere connesso a problemi più gravi, legati alla Soddisfazione dei Dipendenti.

Il Tasso di Assenteismo si calcola dividendo i giorni di assenza in un periodo dato con i giorni totali del periodo e moltiplicando il risultato per 100. Sono generalmente considerati accettabili valori percentuali inferiori al 3%.

7. Formazione del personale

Questo è un KPI fondamentale per la redditività aziendale. Puntare su un buon livello di Formazione del Personale infatti, non solo aumenta il livello di gratificazione e la soddisfazione dei dipendenti, ma permette anche di sviluppare nuove competenze, migliorandone la redditività individuale. Anche in questo caso, prima di parlare di misurazioni, è assolutamente necessario stabilire dei programmi in linea con gli obiettivi di Business.

Sebbene misurare l’Efficacia della Formazione non sia una cosa immediata, possiamo contare su una serie di metriche della formazione che rendono il compito più agevole. Alcuni esempi sono:

• Il Tasso di superamento dei test
• Il Punteggio per misurare la prestazione finale degli attendenti
• Il livello di soddisfazione dell’esperienza formativa

Un’altra metrica da tenere sicuramente in considerazione è Rappresentata dal Ritorno sull’Investimento (ROI) della Formazione. La formula per il calcolo del ROI (%) è semplice:

• {(Benefici della Formazione – Costi della Formazione) / Costi della Formazione} X 100

I Benefici della Formazione fanno riferimento all’aumento del profitto per singolo dipendente nel periodo di riferimento, grazie alla riduzione degli errori, ai maggiori ricavi, all’aumento delle vendite e alla maggior soddisfazione dei clienti

I Costi della Formazione fanno invece riferimento ad esempio ai costi del docente, spese per software e attrezzature, costi di logistica, stipendi dei partecipanti, etc.

Il settore Farmaceutico è il settore più attento alla formazione del personale, basti pensare che secondo gli ultimi indicatori farmaceutici diramati da Farmindustria, l’81% delle imprese farmaceutiche ha attivato corsi di formazione professionale non obbligatoria, contro il 38% della media del settore manifatturiero.

8. Tempo Medio per svolgere un’attività

Questo KPI ha lo scopo di misurare l’efficienza dei dipendenti, vale a dire il tempo necessario affinché le attività assegnate o gli obiettivi fissati siano raggiunti.

È fisiologico che questo KPI tenda a diminuire con il tempo (acquisizione di esperienza e nuove competenze grazie alla formazione da parte del dipendente), come è altrettanto normale che il margine di ottimizzazione non potrà andare avanti all’infinito.

9.Incidenti sul lavoro

L’attenta analisi di questo KPI è fondamentale per un’azienda, sia per questioni etiche, sia per gli ingenti impatti economici e reputazionali che un numero elevato di incidenti comporta. È quindi del tutto normale che le aziende si adoperino per mantenere questo numero estremamente basso e tendente a 0. Il Tasso di incidenti si calcola dividendo gli incidenti per il numero di giorni lavorati.

Conclusioni

Quelli analizzati sono solo 9 dei KPI importanti per le Risorse Umane e per le Aziende. Questi indicatori possono essere diversi da azienda a azienda e tendono a modificarsi nel corso del tempo. È molto importante scegliere le metriche più in linea con le strategie di Business affinché possano essere correttamente misurati i processi alla base del successo aziendale, in un’ottica di miglioramento continuo.

La costante e puntuale registrazione e misurazione di questi dati è fondamentale e richiede un grande sforzo da parte delle risorse coinvolte nel processo. Fortunatamente oggi sono disponibili potenti strumenti in grado di coadiuvare il lavoro delle Risorse Umane affinché tutte le informazioni chiave siano tracciate in ogni momento e rese disponibili ai Responsabili HR mediante Dashboard intuitive e complete, avvisi in tempo reale e molto altro.

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