Il Workflow Management e l’ottimizzazione dei processi aziendali

Il Workflow Management e l’ottimizzazione dei processi aziendali

I processi sono la spina dorsale di un’azienda, il mezzo attraverso il quale si produce un risultato come un documento o il rilascio di un prodotto.

I processi determinano le attività e le responsabilità delle risorse coinvolte, sia umane che tecnologiche. 

La digitalizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali (domande frequenti sui processi aziendali) attraverso tecnologie come il workflow management system (WFMS) è oggi fondamentale per affrontare le nuove sfide del mercato, aumentando l’efficienza, la compliance e le performance aziendali.

Cos’è il workflow e perché è importante in azienda

Il workflow (flusso di lavoro) è una sequenza di attività organizzate, un percorso, che coinvolge persone e sistemi informatici ed elabora un insieme di dati per raggiungere un risultato finale.

Per iniziare un workflow abbiamo sempre bisogno di un evento (umano o non) che attiva la sequenza di attività da eseguire per raggiungere il risultato finale (output).

Schema di workflow

Esistono diverse tipologie di workflow:

  • Sequential workflows. Nei flussi di lavoro sequenziali, le attività sono lineari e procedono sempre in avanti; ogni dipendenza influisce solo sulla parte successiva del flusso di lavoro.
  • State machine workflows. In questo tipo di workflow, i processi non sono modellati come una serie di attività, ma come stati che consentono interazioni più complesse, inoltre le dipendenze influenzano i passaggi precedenti e successivi. 
  • Rules-driven workflows.Sono simili ai flussi di lavoro sequenziali, ma l’avanzamento è regolato da una serie di condizioni più sofisticate. Il passaggio da un’attività all’altra implica regole simili a quelle della programmazione condizionale, con istruzioni “if”, “else if”, “else”, case o la logica tradizionale che valuta le istruzioni delle regole come vere o false.

Automatizzare i processi aziendali: il workflow management software

In un flusso di lavoro è comune avere delle attività ripetitive, che possono essere digitalizzate e automatizzate, riducendo costi, tempo ed errori.

Il workflow management software o workflow management system (WFMS) è una tecnologia in grado di:

  • digitalizzare i flussi di lavoro,
  • acquisire dati,
  • condividere le informazioni,
  • gestire la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro secondo un insieme di regole procedurali.

Utilizzare un workflow management software significa automatizzare la gestione (dall’organizzazione al controllo) delle attività e delle risorse coinvolte. Un workflow manager per esempio, una volta definiti gli step e la logica del processo, può inviare automaticamente email, impostare reminder, assegnare attività, condividere report periodici e molto altro. 

Inoltre il WFMS è una tecnologia aperta all’integrazione con altri sistemi per l’acquisizione e restituzione dei dati.

Ad esempio, è pratica molto comune nelle aziende integrare il workflow management system con il sistema ERP, al fine di automatizzare l’acquisizione dei dati nello svolgimento delle attività riducendo di conseguenza la compilazione e l’attività manuale.

L’analisi dei processi nel workflow management

La digitalizzazione e automazione dei processi aziendali, deve essere preceduta da un’attenta fase di analisi, attraverso la quale si individuano i requisiti e si realizza una mappatura dei processi.

In dettaglio in questa prima fase si analizzano:

  • le esigenze,
  • il contesto in cui opera l’azienda (o il gruppo di aziende) in relazione a funzioni,
  • figure responsabili e processi,
  • le procedure interne,
  • le modalità con cui vengono svolte le attività,
  • altri sistemi presenti in azienda e se sono integrabili con il Workflow Management Software. 

Si realizza successivamente uno studio di fattibilità, si supporta l’azienda nell’analisi dei requisiti (User Requirements) e si realizza una mappatura dei processi (as is) e una mappatura dei processi automatizzati e ottimizzati con il workflow management software (to be). 

La mappatura dei processi è un passaggio fondamentale per avere una comprensione chiara delle attività, delle figure e dei sistemi coinvolti e l’evidenza dell’ottimizzazione dei processi con un workflow management system. 

Programmatore che lavoro all'automazione dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali può essere rappresentata con diverse modalità alternative o concomitanti: 

  • Flowchart, una rappresentazione grafica del processo o dei processi (qualora collegati). Ci sono tre tipologie di flowchart: 
    • top-down, che rappresentano gli step di processo in un singolo flusso.
    • deployment flowchart, simili alle top-down con in più le persone coinvolte nelle attività;
    • detailed flowchart, che includono ogni dettaglio necessario del processo
  • Data Flow Diagram, restituisce una rappresentazione grafica che si concentra sul flusso di dati e come vengono elaborati all’interno di un sistema in termini di input e output, illustra da dove provengono i dati, dove vanno e dove vengono infine archiviati
  • Swimlane diagram, illustrano i compiti e le responsabilità coinvolte nei sottoprocessi all’interno di un processo.

Successivamente all’analisi si realizza un prototipo del processo digitalizzato.

Ottimizzazione dei processi: ridondanza, disomogeneità ed elaborazione dei dati

Un workflow management system automatizza e ottimizza le attività ripetitive e ridondanti, che rallentano il processo e diminuiscono le performance.

Ottimizzare i processi significa apportare delle modifiche nei flussi di lavoro, introdurre l’automazione e/o eliminare strumenti e azioni duplicate.

Un workflow management system inoltre standardizza i processi, eliminando le disomogeneità che rendono il flusso di lavoro meno trasparente ed esposto a maggiori rischi, soprattutto in settori regolamentati, con elevata attenzione alla qualità.

Un WFMS inoltre grazie alla continua elaborazione dei dati dei processi omogenei, consente di tracciare e analizzare le performance e facilita il processo di miglioramento continuo.

businessman che scrive al computer

Per esempio nel caso della gestione del flusso di lavoro “Reclami dal mercato”, il workflow management software digitalizza le fasi  di gestione del reclamo, dall’apertura (a seguito della segnalazione), inserimento delle specifiche, risultati dell’indagine, azioni correttive e preventive da intraprendere, i feedback al segnalante ecc.

Grazie all’integrazione con altri sistemi, come ERP, l’inserimento dei dati, come il numero di lotto e tutte le sue caratteristiche all’interno del sistema è automatizzato. Si riduce quindi la compilazione manuale e ripetitiva delle informazioni, i dati sempre aggiornati, sicuri e le attività velocizzate. Inoltre la comunicazione del processo, dello stato delle attività e delle scadenze è centralizzata nel sistema, evitando azioni ridondanti come il follow-up, o l’invio di documenti e giri firma tramite email per ogni reparto coinvolto nel processo.

Inoltre grazie al sistema di reportistica, l’azienda può svolgere un’analisi approfondita dei reclami gestiti per il miglioramento delle performance, trend, KPI.

Perché un software per il workflow management

Digitalizzare i processi della propria azienda con un workflow management system, comporta:

  • un aumento della  produttività e una riduzione di costi e tempi e quindi un aumento di profitto dell’azienda. Questo grazie proprio all’automatizzazione delle attività ripetitive;
  • una riduzione degli errori, grazie alle integrazioni con altri sistemi e all’automazione, i dati sono automaticamente acquisiti, e la compilazione manuale ridotta;
  • un aumento della collaborazione e della responsabilità in azienda. In un workflow management system i ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti, così come le attività. L’assegnazione dei task, le scadenze e i reminder sono automatizzati e le informazioni immediatamente disponibili. Il processo è trasparente e le persone possono chiaramente comprendere il loro contributo e quello dei colleghi;
  • un aumento della condivisione delle informazioni. Un WFMS connette processi, reparti e aziende che possono condividere le informazioni e collaborare per il raggiungimento del risultato;
  • la standardizzazione dei processi. In un WFMS i flussi di lavoro seguono step determinati e standard. Questo aumenta la produttività e la compliance;
  • miglioramento continuo dell’azienda grazie al tracciamento di ogni informazione, che permette di analizzare costantemente le performance e individuare inefficienze e punti di miglioramento;
  • migliore accuratezza del dato;
  • un aumento della compliance, con un software convalidato secondo le regolamentazioni del settore;
  • aumenta la resilienza delle aziende. Con un workflow management le aziende possono lavorare su uno spazio virtuale, con processi totalmente digitalizzati, ciò facilita il lavoro a distanza, quando non è possibile lavorare in presenza.

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