Domande più frequenti sui processi aziendali e il workflow management

In questo articolo abbiamo raccolto e risposto ad alcune delle domande più frequenti sui processi aziendali e il workflow management.

Come mappare processi aziendali in modo efficace?

La mappatura dei processi aziendali è un tipo di analisi fondamentale per comprendere:

• gli input e output di un processo e come questi ultimi siano intrecciati tra loro 
• il costo complessivo di un processo 
• il tempo necessario per completarlo
• le figure responsabili di ogni attività e l’impegno richiesto per svolgerle 

Per mappare i processi aziendali è necessaria una fase di ricerca nella quale si analizza il contesto in cui opera l’azienda in funzione del settore, delle regolamentazioni, delle procedure, delle funzioni coinvolte nel processo, delle attività che si svolgono e in quale modalità e delle necessità del cliente. 

Una volta raccolti i dati, il processo si rappresenta graficamente, attraverso dei diagrammi di flusso. 

La rappresentazione aiuta a comprendere, condividere e analizzare il processo, scovare eventuali colli di bottiglia e procedere a un cambiamento in ottica di miglioramento continuo.

Quali sono gli elementi importanti per la realizzazione di una mappatura del processo?

Gli elementi importanti per una mappatura di un processo sono:

• input e output
• attività e sequenze (definire con precisione le singole attività e le loro sequenze)
• ruoli e responsabilità
• punti di decisione ed alternative
• altri elementi a seconda della finalità della mappatura (procedure, normativa, ecc.)

Come creare un flow chart?

I flow chart sono rappresentazioni grafiche dei processi. Una volta identificato il processo da mappare e raccolti i dati necessari (vedi: Quali sono gli elementi importanti per la realizzazione di una mappatura del processo?) si può realizzare una rappresentazione grafica su un semplice foglio word o con dei tool specializzati.

Le forme standard per rappresentare un processo nel flow chart sono presenti nella figura sottostante. 

Processi/ workflow

Che significa flusso di lavoro?

Il flusso di lavoro (workflow) è un insieme di attività interdipendenti finalizzate a un obiettivo specifico (output). 

In ogni flusso di lavoro abbiamo:

• un input iniziale
• un processo di trasformazione che aggiunge valore all’input
• un output finale
• le attività svolte nel processo seguono un ordine logico e/o una sequenza temporale definiti

Come individuare i processi aziendali?

I processi aziendali possono essere individuati attraverso un percorso di ricerca e analisi delle attività, della sequenza e delle persone/ sistemi responsabili per ottenere un determinato output (es. l’ordine di un materiale). 

La fase di ricerca prevede interviste sul campo agli stakeholder per raccogliere informazioni sul contesto in cui opera l’azienda, sulle attività, come vengono svolte, eventuali difficoltà e colli di bottiglia riscontrati. 

Nella fase di analisi uno strumento prezioso per individuare i processi sono le procedure aziendali laddove presenti e le linee guida e normative del settore.

La rappresentazione del processo avviene attraverso una mappatura su flowchart.

Come migliorare i processi aziendali?/ Come ottimizzare un processo?

Non c’è una singola modalità per migliorare/ ottimizzare i processi aziendali. In generale il percorso che si segue è il seguente:

1. individuare un bisogno e un obiettivo da raggiungere
2. fare una ricerca e un’analisi con mappatura del processo
3. analisi dei benefici su azioni correttive da intraprendere
4. ottimizzazione del processo
5. Monitoraggio dei risultati ed eventuali cambi 

A cosa serve ottimizzare un processo?

Ci sono almeno 5 motivi per cui è importante ottimizzare i processi:

1. Lavoro più efficiente, aumento della produttività e riduzione degli sprechi. L’ottimizzazione dei processi consente di lavorare in modo più efficiente, si eliminano i passaggi non necessari e se ne automatizzano altri con risparmio di tempo, riduzione degli errori e eliminazione di lavoro ridondante. Inoltre lavorare con processi ottimizzati e strumenti software adeguati, migliora anche la qualità del lavoro e il benessere delle persone coinvolte. 
2. Miglior supporto e soddisfazione del cliente: Ottimizzando i processi, l’organizzazione diventa più efficiente, veloce e flessibile nel rispondere alle richieste del cliente e del mercato.
3. Maggiore chiarezza e trasparenza. Avere un processo chiaro, con ruoli, attività e responsabilità ben definiti e condivisi tra gli stakeholder previene confusione e  facilita la risoluzione di blocchi e problemi. 
4. Aiuta a rispettare leggi e regolamenti. Un processo ottimizzato, trasparente e definito va oltre l’allineamento a linee guida, leggi e regolamenti del settore ( già obbligatori), ma ne semplifica e migliora il rispetto e l’esecuzione.
5. È più semplice instaurare un processo di miglioramento continuo. Processi rigorosamente organizzati e accuratamente documentati costituiscono la base per il miglioramento continuo. In un ambiente di lavoro ben organizzato si stimolano innovazione, nuove idee e miglioramento. Inoltre, semplifica la collaborazione con altri reparti e la condivisione delle migliori pratiche.

Qual è lo strumento fondamentale per il miglioramento dei processi?

Non c’è uno strumento fondamentale, ma una serie di elementi che portano a un miglioramento dei processi e dell’organizzazione. Tra cui:

Cultura per processi. Il management e il personale dell’organizzazione devono sentirsi parte di un insieme di processi volti al raggiungimento dell’obiettivo di soddisfacimento del cliente.

Ricerca e analisi. Spesso nelle aziende i processi vengono semplicemente imposti dall’alto, magari attraverso l’introduzione di una nuova tecnologia, ma non hanno una fase di ricerca, analisi e mappatura con l’obiettivo di comprendere il contesto, le modalità con cui si svolgono le attività e i reali bisogni. Partire con un processo che rispecchia i bisogni e il modo di lavorare dell’azienda è la base per un miglioramento dei processi.

Monitoraggio. Un processo è migliorabile nel momento in cui si stabiliscono delle metriche, dei KPI e si analizzano e confrontano periodicamente. “Ciò che è misurabile è migliorabile ” 

Tecnologia. Un workflow management system è una piattaforma per la digitalizzazione e automazione dei processi aziendali. Consente di automatizzare la gestione (dall’organizzazione al controllo) delle attività e delle risorse coinvolte. Un workflow manager per esempio, una volta definiti gli step e la logica del processo, può inviare automaticamente email, impostare reminder, assegnare attività, condividere report periodici e molto altro. Questa tecnologia aiuta insieme a un mindset e cultura dell’azienda al miglioramento continuo ad aumentare le performance, ottimizzando i  processi in compliance.

Come si descrive un processo?/ Come descrivere i processi aziendali

Il modo più immediato e comprensibile per descrivere un processo è attraverso la rappresentazione grafica. 

Per esempio, è possibile rappresentare un processo attraverso:

• flowchart
• data flow mapping
• swimlane diagram

Le figure coinvolte nel processo

Chi è il process owner?

Il process owner è il responsabile del processo e la persona di contatto per tutte le informazioni relative ai flussi. Il process owner è solitamente la funzione più coinvolta nel processo e ha le migliori competenze per gestirne le criticità. Spetta solitamente al process owner il compito di presidiare le prestazioni dell’intero processo e coinvolgere gli altri stakeholder in un processo di miglioramento.

Quale attività svolge il Process Data Owner?/ Cosa fa il Process Data Owner?

Il process Data Owner è la persona responsabile della conservazione del dato cartaceo o elettronico. Garantisce l’integrità del dato, evita la manomissione, garantisce la conservazione e disponibilità per il periodo previsto dalle normative e secondo i principi ALCOA (settore Life Science).

Qual è il compito del team di reengineering?

Reingegnerizzare un processo aziendale, significa fare un intervento radicale di ristrutturazione organizzativa, volto a definire i processi aziendali, facendo leva sulle potenzialità di coordinamento e controllo offerto dalle nuove tecnologie.

Il team di reingineering si occupa della mappatura dei processi, del ridisegno del flusso di processo (eliminando attività ridondanti e duplicazioni) al fine di reingegnerizzarlo e ottimizzarlo per una piattaforma digitale.