Guida completa ai KPI della qualità nel Pharma

Come misurare le prestazioni tramite le metriche chiave e prendere decisioni migliori alla base dell’eccellenza.

Nel mondo Life Science, la qualità riveste un ruolo fondamentale. Nel settore farmaceutico la sicurezza dei pazienti e l’integrità dei prodotti sono di prioritaria importanza, ed è proprio per questo che l’adozione di un sistema di monitoraggio efficace è essenziale per tutte le aziende. In questo articolo, capiremo come i KPI possono essere utilizzati per prendere decisioni migliori e accrescere le prestazioni aziendali.

Cos’è un KPI della qualità nel settore Pharma?

Un indicatore chiave di prestazione (KPI – Key Performance Indicator) è un valore misurabile che dimostra l’efficacia con cui l’azienda sta raggiungendo gli obiettivi aziendali prefissati. Nel contesto farmaceutico, questi obiettivi riguardano spesso la conformità regolamentare, l’efficacia del processo produttivo, la gestione della catena di approvvigionamento e molto altro ancora. I KPI diventano, quindi, la lente attraverso la quale osservare l’efficacia e l’efficienza delle operazioni.

Selezionare i KPI giusti per un’azienda farmaceutica

Definire chiaramente cosa si desidera misurare è il primo passo per selezionare i KPI adeguati; quindi, è necessario identificare gli obiettivi specifici dell’azienda. Ad esempio, se l’obiettivo è ridurre gli sprechi nel processo produttivo, i KPI individuati saranno legati alla produzione e al controllo di qualità.

I KPI si suddividono in 2 categorie fondamentali, ognuna con uno scopo ben definito.

Da un lato, i KPI consuntivi, noti anche come “indicatori di ritardo“. Questi analizzano le performance passate dell’azienda, offrendo una panoramica dettagliata delle prestazioni pregresse.

Dall’altro lato, i KPI predittivi, conosciuti come “indicatori principali“, che proiettano i risultati futuri dell’azienda. Questi permettono di anticipare le direzioni aziendali in base a dati accurati e strategie ben definite.

L’efficacia dei KPI è determinata da una serie di caratteristiche fondamentali. Come scritto in precedenza, un KPI per essere efficace deve riferirsi a un obiettivo ben definito all’interno di un periodo temporale specifico, consentendo una valutazione accurata delle performance nel contesto desiderato. Deve essere chiaramente e oggettivamente misurabile, in grado quindi di cogliere con precisione l’aspetto valutativo. È altrettanto importante che il KPI abbia un’origine dati cristallina, fornendo così una base solida su cui costruire le decisioni aziendali. In questo modo, il KPI può generare un valore regolare e rilevante, permettendo il puntuale monitoraggio del progresso aziendale. Questo, implica la necessità di tracciare in maniera costante e accurata gli obiettivi a breve, medio e lungo termine dell’azienda.

La definizione e il raggiungimento di questi obiettivi richiedono un piano strategico meticoloso. Mantenere il controllo sulla gestione di questi traguardi, garantisce all’azienda di rimanere nei parametri prestabiliti, mentre la costante misurazione dei progressi consentirà di valutare l’efficacia delle strategie intraprese e di apportare eventuali ottimizzazioni.

Monitorare l’efficienza del processo produttivo

La produzione farmaceutica richiede precisione e attenzione ai dettagli. I KPI della qualità in questo ambito possono includere la percentuale di prodotti conformi alle specifiche, il tasso di successo nel controllo di qualità e il tempo medio di produzione. Misurare questi parametri aiuta a individuare aree di miglioramento e a ottimizzare i processi per ottenere risultati migliori in tempi più brevi. I KPI devono rispettare requisiti fondamentali per offrire un controllo accurato e un’analisi dettagliata.

Ecco gli elementi che conferiscono utilità e significato ai KPI:

1. Quantificabilità: I KPI devono essere espressi in forma numerica, traducendo le performance operative in misure tangibili e facilmente comprensibili.

2. Accessibilità: I KPI devono essere accessibili e determinabili senza sforzi eccessivi, garantendo che le informazioni siano a portata di mano quando necessario.

3. Tempestività: La rapidità è essenziale. I KPI devono essere elaborati in tempi brevi per riflettere la situazione attuale della produzione e guidare decisioni immediate.

4. Significatività: I KPI devono offrire un’analisi chiara del miglioramento aziendale, consentendo di valutare se le strategie stanno realmente dando frutti.

5. Operatività: I KPI devono essere controllabili e confrontabili, mettendo in relazione le misurazioni con il contesto circostante per identificare cambiamenti di efficienza.

I Principali KPI nell’Ambito Produttivo

Nel mondo della produzione, l’efficace monitoraggio richiede KPI strategici. Questi Indicatori Chiave valutano l’efficienza, il livello di servizio al cliente e la qualità dei processi.

Ecco alcuni dei KPI fondamentali per un controllo accurato dell’attività produttiva:

KPI delle Risorse Umane: Misurano le prestazioni di efficienza delle risorse umane. L’analisi si basa su tempi di fabbrica, come il tempo atteso, effettivo e consuntivo, creando un quadro dettagliato delle performance.

 

• • Efficienza: Tempo atteso/Tempo di lavorazione

• • Rendimento: Tempo atteso/Tempo effettivo

• • Rendimento globale: Tempo atteso/Tempo consuntivo

KPI delle Risorse Macchina: Valutano le prestazioni delle macchine utilizzate nella produzione. Attraverso una misurazione precisa dei tempi di utilizzo, emergono i seguenti KPI:

 

• • Utilizzo lordo: Totale ore macchina/Calendario

• • Utilizzo netto: Totale ore macchina – ore di manutenzione/Calendario fabbrica

• • Disponibilità: Totale ore macchina – fermi – ore di manutenzione/Calendario fabbrica

KPI Misti o Globali: Fondendo diverse grandezze, i KPI misti offrono una visione complessiva delle performance. Un esempio prominente è l’Overall Equipment Efficiency (Efficienza Generale dell’Impianto), che considera la disponibilità, la prestazione e la qualità per riflettere l’efficienza reale.

Strumenti e Tecniche per Rilevare i KPI

La raccolta accurata dei dati è fondamentale per generare KPI affidabili. L’uso di sistemi avanzati come i software MES (Manufacturing Execution System) consente una rilevazione automatizzata e in tempo reale delle informazioni chiave di produzione. Questa tecnologia facilita un’analisi delle performance accurata e una strategia di miglioramento ben informata.

Comprendere e applicare i KPI, è la chiave per ottimizzare l’efficienza produttiva e raggiungere risultati concreti in ambito produttivo.

Valutare l’efficacia della gestione della catena di approvvigionamento

Nel mondo farmaceutico, la gestione delle forniture potrebbe essere critica. Qui entrano in gioco KPI come il tasso di consegna puntuale dei fornitori, la rotazione delle scorte e la riduzione degli sprechi. Monitorare questi indicatori consente di garantire un flusso di approvvigionamento regolare, riducendo l’obsolescenza dei farmaci e massimizzando l’efficienza complessiva.

Esaminiamo con rigore il complesso processo di approvvigionamento dal punto di vista strategico. In questa analisi, delineeremo le fasi fondamentali che caratterizzano un processo tipico in questo ambito, adattandosi alle specifiche esigenze di ciascuna attività. Con una struttura coerente, si articolano principalmente in cinque passaggi chiave:

 

1. 1. Analisi dei Requisiti: Un’accurata definizione delle necessità aziendali che servirà da guida per tutto il processo.

1. 1. Analisi del Mercato: Uno studio approfondito del panorama di offerta e domanda, essenziale per individuare le opportunità e i rischi.

1. 1. Identificazione e Comunicazione del Fornitore: La selezione oculata di partner affidabili e la comunicazione chiara delle aspettative.

1. 1. Negoziazione e Contrattazione: La fase cruciale in cui si definiscono i dettagli finanziari e le clausole contrattuali.

1. 1. Gestione della Performance: Monitoraggio costante della logistica e della qualità, per garantire che i risultati siano allineati agli standard attesi.

Se la sfida predominante è l’ottimizzazione operativa dell’approvvigionamento, è consigliabile strutturare KPI attorno a ciascuna di queste fasi. Tale metodo consente una valutazione precisa dei progressi e delle aree di miglioramento.

I “Cinque Fattori Giusti” dell’Approvvigionamento

Un modello ampiamente riconosciuto per analizzare gli approvvigionamenti è proposto dal Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Questo modello, noto come “I Cinque Fattori Giusti”, individua cinque punti chiave di controllo:

 

1. 1. Giusta Qualità: Assicurare che i prodotti o servizi soddisfino gli standard richiesti.

1. 1. Giusta Quantità: Garantire la quantità adeguata per evitare sovraccarichi o carenze.

1. 1. Giusto Prezzo: Negoziazione di prezzi equi ed economicamente vantaggiosi.

1. 1. Posto Giusto: Ottimizzare la logistica per una distribuzione efficace.

1. 1. Al Momento Giusto: Pianificazione accurata per evitare ritardi o sprechi.

Questi parametri possono essere integrati in un indice di conformità, creando un quadro completo dell’andamento del processo di approvvigionamento.

Sfide Strategiche dell’Approvvigionamento

Un’analisi più approfondita dell’approvvigionamento dal punto di vista del management rivela obiettivi e sfide chiave. In questa prospettiva, emergono priorità imprescindibili:

 

1. 1. Gestione delle Acquisizioni Aziendali: Garantire un coordinamento efficace tra le diverse acquisizioni aziendali.

1. 1. Ottimizzazione di Costi, Qualità e Tempi: Massimizzare l’efficienza senza compromettere la qualità.

1. 1. Gestione dei Rapporti con i Fornitori: Coltivare relazioni solide e collaborative con i partner di approvvigionamento.

1. 1. Gestione del Rischio: Mitigare rischi attraverso la diversificazione dei fornitori e l’anticipazione delle potenziali sfide.

1. 1. Pianificazione e Controllo delle Spese: Identificare deviazioni dai budget preventivati e agire tempestivamente.

Secondo le evidenze riportate da Deloitte, l’approvvigionamento gioca un ruolo determinante nello sviluppo di nuovi prodotti/mercati e nella valutazione delle scelte “produrre o acquistare”.

Una gestione attenta e strategica dell’approvvigionamento è determinante per ottimizzare l’efficienza aziendale e mantenere alti gli standard di qualità.

E per quanto concerne i processi aziendali all’interno del reparto dei rifornimenti?

Un obiettivo generale, in questo caso, è la gestione ottimale dei rapporti con i fornitori.

Questa valutazione avviene attraverso un insieme di KPI chiaramente definiti:

 

1. 1. Numero di Fornitori: Un ampio panorama di fornitori può sfociare in oneri gestionali superflui, mentre una selezione limitata comporta il rischio di dipendenza. Una bilanciata pluralità di fornitori è cruciale.

1. 1. Tempo di Consegna: Tempo totale per completare un ordine: questo può essere ulteriormente caratterizzato come il tempo necessario per discutere dei dettagli, elaborare il pagamento ed ottenere le merci.

1. 1. Disponibilità del Fornitore (%): Simile al parametro temporale, questo indice concentra l’attenzione sulla capacità del fornitore di rispondere a richieste d’urgenza, sondando la reattività operativa.

1. 1. Soddisfazione del Fornitore (%): Un elemento necessario per il mantenimento di relazioni salde e produttive, in linea con le aspettative dei fornitori.

1. 1. Indice di Conformità (%): Riflette l’allineamento delle consegne fornitori con i termini previamente concordati.

L’Indice di Conformità, è il nucleo del processo.

Può essere rappresentato dalle seguenti metriche (ognuna con il proprio peso):

 

• • Consegna Puntuale

• • Conformità dei Prezzi

• • Conformità di Termini e Condizioni

• • Percentuale di Resi

• • Valore in Dollari dei Resi

• • Percentuale di Difetti e Altre Metriche di Qualità

L’Indice di Conformità diviene il faro guida nella valutazione e nella scelta dei migliori fornitori, condensando in sé le seguenti misurazioni:

 

1. 1. Efficacia della Comunicazione: Misurare con precisione la qualità delle comunicazioni in un contesto professionale.

1. 1. Tempistiche delle Consegne e Registro degli Ordini: Fornisce un’istantanea dell’efficacia nella gestione degli ordini entranti.

1. 1. Prezzi: Comparare prezzi quantitativamente o qualitativamente, per selezionare l’opzione più competitiva.

1. 1. Qualità della Fornitura: Trascendere il mero numero di difetti, misurando la qualità attraverso metriche dedicate.

1. 1. Efficienza dell’Inventario (%): Calcolato come ((Inventario Target / Inventario Fisico) * 100), offre una panoramica sull’ottimizzazione dell’approvvigionamento.

Misurare la sicurezza e la conformità regolamentare

La sicurezza dei pazienti è al centro di tutto nel settore farmaceutico.

La costante vigilanza e l’attenzione verso la conformità alle normative e ai protocolli di sicurezza sono i cardini su cui si basa il successo delle aziende. Sotto questo aspetto, i KPI sono uno strumento indispensabile per monitorare ed evidenziare l’impegno di un’azienda nel garantire la massima sicurezza per i pazienti.

Un esempio concreto di come i KPI possono riflettere l’attenzione all’incolumità dei pazienti è rappresentato dal numero di violazioni regolamentari riscontrate. Prendiamo il caso di un’azienda farmaceutica che, grazie a una rigorosa implementazione dei protocolli, è stata in grado di ridurre notevolmente le violazioni alle regolamentazioni in materia di sicurezza. Nel corso di un anno, il numero di violazioni è diminuito del 30%, dimostrando l’impegno costante dell’azienda nel rispettare gli standard di sicurezza più elevati. Questo dato positivo non solo contribuisce a rafforzare la fiducia dei pazienti e dei regolatori, ma agisce anche come testimonianza tangibile dell’attenzione verso la sicurezza.

Un ulteriore indicatore, è la percentuale di errori nelle procedure. Consideriamo un altro caso, in cui un’azienda farmaceutica ha introdotto un sistema digitale di controllo di qualità avanzato (QMS) per minimizzare gli errori umani durante la produzione. Nel giro di sei mesi, la percentuale di errori nelle procedure è scesa dal 5% all’1,5%. Questa drastica riduzione non solo riflette l’adozione di misure preventive e correttive efficaci, ma dimostra anche l’investimento costante nell’ottimizzazione dei processi per tutelare la sicurezza dei pazienti.

L’alto livello di conformità alle normative e ai protocolli di sicurezza non è solo un obiettivo, ma una necessità imperativa per ogni azienda nel settore farmaceutico. La reputazione di un’azienda è intrinsecamente legata alla percezione pubblica della sua affidabilità e integrità.

Monitorare la soddisfazione del cliente e gli esiti clinici

La qualità nel settore Pharma si estende anche alla soddisfazione dei pazienti e dei clienti. I KPI in questo caso possono includere il tasso di risposta positiva dei pazienti ai trattamenti, il feedback dei medici e la percentuale di reclami gestiti in modo efficace. Questi indicatori riflettono direttamente la qualità dei servizi offerti e il loro impatto sugli esiti clinici.

Soddisfazione dei Pazienti:

I KPI relativi alla soddisfazione dei pazienti giocano un ruolo cruciale nell’industria farmaceutica. Ad esempio, il “tasso di risposta positiva” misura quanto i pazienti siano soddisfatti dei trattamenti ricevuti. Una risposta positiva non solo indica l’efficacia del farmaco, ma anche l’attenzione dell’azienda nei confronti delle esigenze del paziente.

Un caso interessante è quello di un’azienda farmaceutica che ha introdotto un sistema di raccolta dei feedback diretti dai pazienti attraverso sondaggi post-trattamento. Questi dati hanno rivelato un’alta percentuale di risposte positive e hanno permesso all’azienda di identificare aree di miglioramento. In risposta a un feedback comune riguardante la facilità di somministrazione di un farmaco, l’azienda ha sviluppato una versione più agevole da assumere, dimostrando così il suo impegno nell’ascoltare e rispondere alle esigenze dei pazienti.

Coinvolgimento dei Medici:

Il coinvolgimento e il feedback dei medici rappresentano un altro aspetto fondamentale nella valutazione della qualità dei servizi farmaceutici. I medici, come principali prescrittori dei farmaci, sono in una posizione privilegiata per fornire informazioni dettagliate sulla risposta dei pazienti ai trattamenti.

Consideriamo il caso di un’azienda farmaceutica che ha stretto collaborazioni con medici specialisti in un programma di monitoraggio condiviso. Attraverso la raccolta sistematica di dati sulla risposta dei pazienti a un nuovo farmaco per il trattamento di una malattia rara, l’azienda ha potuto adattare le informazioni fornite ai medici, migliorando così la comprensione del prodotto e facilitandone la prescrizione accurata.

Analisi delle tendenze e dei dati storici e creare report efficaci per la comunicazione dei risultati

Grazie all’analisi dei dati storici tramite Dashboard, è possibile individuare tendenze e modelli che possono guidare le decisioni future. L’utilizzo di strumenti digitali di analisi dei dati nel Pharma consente di identificare aree di miglioramento, prevedere andamenti futuri e adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato.

Inoltre, presentare i KPI in modo chiaro e comprensibile è essenziale per coinvolgere tutte le parti interessate. L’utilizzo di grafici, tabelle e visualizzazioni dati aiuta a trasmettere le informazioni in modo efficace, rendendo più facile la comprensione delle performance e dei progressi dell’azienda.

Nella progettazione della nostra Piattaforma PRAGMA4U abbiamo riprogettato completamente la Home Page sostituendola con il concetto di Dashboard, strettamente connesso con l’area di Reporting. Ciascun utente è libero di creare le proprie specifiche Dashboard e organizzare i dati nel modo più efficace.

Con PRAGMA4U è possibile quindi implementare e gestire agevolmente i KPI, fissando gli obiettivi, monitorando i Risultati tramite l’area di Reporting e rappresentando l’avanzamento tramite Dashboard personalizzate.

Conclusioni

In conclusione, i KPI della qualità rappresentano il cuore pulsante dell’eccellenza nel settore farmaceutico. Attraverso la selezione accurata di indicatori, il monitoraggio costante e l’analisi dei dati, le aziende possono migliorare le prestazioni, garantire la sicurezza dei pazienti e mantenere la conformità alle normative. Questi KPI non sono semplici numeri, ma indicatori strategici che forniscono una panoramica chiara e precisa delle prestazioni aziendali.

Nell’ambito della produzione, i KPI dell’efficienza, come il tasso di prodotti conformi, il tempo di produzione e l’utilizzo delle risorse, consentono di individuare aree di miglioramento e ottimizzare i processi. L’implementazione di sistemi avanzati, come il Manufacturing Execution System (MES), automatizza la raccolta dei dati, facilitando l’analisi delle prestazioni e il miglioramento continuo.

La gestione della catena di approvvigionamento è cruciale nel garantire una distribuzione regolare e ridurre gli sprechi. I KPI come il tasso di consegna puntuale, la rotazione delle scorte e la riduzione degli sprechi guidano le aziende verso una gestione efficiente delle forniture. L’utilizzo di dashboard specifiche consente una visualizzazione intuitiva delle prestazioni e supporta la valutazione dei progressi.

La conformità regolamentare e la sicurezza dei pazienti sono imperativi nel settore farmaceutico. Ridurre le violazioni regolamentari e minimizzare gli errori nei processi attraverso l’adozione di KPI accurati dimostra l’impegno dell’azienda verso la sicurezza e l’integrità. La soddisfazione dei pazienti e dei medici è altrettanto essenziale, riflettendo l’efficacia dei trattamenti e la qualità dei servizi.

Infine, l’analisi dei dati storici e la presentazione efficace dei KPI attraverso dashboard personalizzate consentono di individuare tendenze, prevedere andamenti futuri e comunicare con successo i risultati alle parti interessate. L’adozione di soluzioni digitali come la piattaforma PRAGMA4U facilita l’implementazione e la gestione dei KPI, contribuendo alla creazione di un ambiente di lavoro basato sulla qualità e sull’innovazione nel settore farmaceutico.

In definitiva, i KPI della qualità nel settore farmaceutico rappresentano uno strumento fondamentale per valutare, monitorare e migliorare le prestazioni aziendali. La loro implementazione strategica, basata su dati accurati e obiettivi ben definiti, guida le aziende verso l’eccellenza operativa, la sicurezza dei pazienti e il conseguimento di risultati duraturi nel mondo Life Science.