Come un Workflow Management aiuta i processi decisionali in azienda

Le decisioni sono parte del processo manageriale e ogni giorno devono essere prese nel migliore interesse dell’organizzazione e per il suo miglioramento continuo. Che si tratti di questioni strategiche, di business o di risorse umane, i processi decisionali sono molto spesso lunghi, complessi e avvengono in condizioni di incertezza.

Un fattore che aiuta a semplificare le decisioni e diminuire l’incertezza è la disponibilità di informazioni complete e trasparenti che aiutano a comprendere il problema e quindi scegliere l’alternativa migliore. 

Le nuove tecnologie sono oggi in grado di tracciare qualsiasi informazione e restituire una infinita quantità di dati, è tuttavia necessario saperli leggere e interpretare nel modo più funzionale. 

Nei prossimi paragrafi affronteremo il tema dei processi decisionali e come un workflow management aiuta a prendere decisioni migliori per la propria organizzazione.

Decisioni e processi decisionali

Una decisione è una scelta razionale e/o irrazionale di una tra le varie possibilità di azione o di comportamento. Il processo decisionale (decision making) è legato a un ragionamento di scelta, valutazione dell’alternativa più adeguata all’interno di una serie di opzioni.

Nella vita quotidiana prendiamo continuamente decisioni: in alcuni casi i processi sono “automatici”, in altri più lunghi, ragionati, impegnativi e complessi, soprattutto quando le decisioni hanno un impatto di risorse in azienda, come l’acquisto di un nuovo macchinario, l’inserimento di collaboratori, l’approvazione di un cambio, ecc.

Tralasciando le decisioni intuitive che prendiamo continuamente e influenzano anche quelle che crediamo totalmete razionali (consigliamo in proposito la lettura di Kahneman e Tversky) approfondiamo nelle prossime righe gli step che ci conducono attraverso i dati a prendere decisioni migliori.

I 7 Step del processo decisionale

L’utilizzo di un modello di 7 passi può aiutare a prendere decisioni più ponderate organizzando le informazioni pertinenti e definendo le alternative. 

Passaggio 1: identificare la decisione

In questo primo step ci si rende conto che è necessario prendere una decisione. È importante quindi definire chiaramente e nel modo più specifico possibile il tipo di decisione da prendere.

Passaggio 2: raccogliere informazioni pertinenti 

Nel secondo passaggio si raccolgono le informazioni pertinenti per prendere la decisione: statistiche, rioccorrenze, casi precedenti, ricerche, indagini interne. È importante raccogliere le informazioni necessarie senza divagare o andare fuori strada.

Passaggio 3: identificare le alternative

Man mano che si raccolgono le informazioni, si identificano anche diverse possibili soluzioni e percorsi di azioni da intraprendere. In questo step, si elencano tutte le alternative possibili e desiderabili.

Passaggio 4: pesare le alternative

Si valutano le alternative, i pro e i contro di ognuna, e si iniziano a favorire alcune rispetto ad altre: quelle che sembrano avere un potenziale maggiore per raggiungere l’obiettivo e/o la risoluzione del problema. Infine, si definisce una classifica delle alternative per ordine di priorità.

Passaggio 5: Scelta della soluzione

Dopo aver valutato tutte le alternative, è il momento di selezionare quella che sembra migliore delle altre. Si può anche scegliere una combinazione di alternative.

Passaggio 6: Agire

In questo step si intraprendono le azioni per implementare l’alternativa scelta.

Passaggio 7: esaminare la decisione e le sue conseguenze

In questo passaggio, si esaminano i risultati della decisione e si valuta se il problema definito nel punto 1 è risolto o meno. Se la decisione non ha soddisfatto il bisogno identificato, il processo potrebbe riniziare, ripetendo alcuni passaggi per una nuova decisione. Ad esempio, potrebbe essere necessario raccogliere informazioni più dettagliate o diverse o esplorare ulteriori alternative. Il monitoraggio dei risultati, spesso sottovalutato è invece il punto fondamentale per il miglioramento continuo.

Come un workflow management system facilita i processi decisionali

Considerando gli step di processo appena esplorati, comprendiamo come un workflow management system può semplificare le decisioni attraverso la disponibilità delle informazioni. 

Un workflow management digitalizza i processi aziendali e consente di assegnare e svolgere attività direttamente sulla piattaforma.  All’interno di un workflow management system il processo è trasparente, ognuno ha un ruolo e una responsabilità delineata, ogni informazione è tracciata e resa disponibile alle persone autorizzate. 

Nel momento in cui un responsabile si trova ad approvare un processo, un’attività, un documento ha quindi a disposizione informazioni complete e trasparenti per decidere se approvare o rifiutare una richiesta. 

Già questa è di per sé una caratteristica fondamentale che offre la tecnologia per ridurre l’incertezza e facilitare il processo decisionale.

Tracciando tutte le informazioni nel tempo, il workflow management system permette inoltre di avere uno storico e monitorare l’andamento di una situazione sulla quale può essere necessario intervenire e prendere decisioni.

Un esempio concreto. Un reparto si trova continuamente a gestire un reclamo di packaging su un prodotto, andando ad approfondire la causa si evidenzia che il prodotto ha dei difetti quando viene lavorato su una linea di produzione specifica, scendendo ancora più in profondità si rileva che è un componente della linea che necessita di continui cambi e manutenzioni. 

Tutte queste informazioni sono tracciate all’interno di un workflow management e rese visibili da dashboard costruite ad hoc dal manager per monitorare il problema. Nel momento in cui il management deve scegliere tra più alternative come risolvere il problema, ha quindi a disposizione una panoramica completa delle informazioni che facilitano il processo decisionale e successivamente alla decisione può monitorare se questa ha prodotto un effettivo miglioramento o ritornare ad esplorare nuove alternative.

Conclusioni

Per facilitare la decisione è necessario saper delineare il problema da risolvere e/o l’obiettivo da raggiungere e raccogliere tutte le informazioni necessarie per individuare la soluzione migliore e monitorarne i risultati. 

Attraverso le tecnologie come il workflow management system è più facile acquisire i dati, ma non è sufficiente “mettere tutto in un calderone”, bisogna saper correlare e scegliere le informazioni utili a dare evidenza del problema e qualora possibile costruire dashboard con grafici che in un colpo d’occhio mettono in luce il problema e le relative informazioni correlate. 

Come spesso ci troviamo a ripetere le tecnologie, come il workflow management system, sono strumenti estremamente potenti, per i big data che mettono a disposizione. Bisogna saperle governare, chiedere le informazioni giuste, interpretare le risposte o affiancarsi a consulenti analisti in grado di accompagnare l’azienda in un processo di digitalizzazione e miglioramento continuo.