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Cos’è un Workflow Management System?
Con Workflow Management System (WMS), ci si riferisce a una tecnologia, basata sui principi di Workflow Management, in grado di digitalizzare i processi lavorativi, abbattere i silos di informazioni presenti storicamente in azienda, facilitare il passaggio di compiti tra i vari collaboratori interessati al processo e in generale semplificare e rendere più snello il carico di lavoro quotidiano, nel pieno rispetto delle normative.
Tali piattaforme riducono drasticamente la possibilità di errore umano e consentono di generare un importante miglioramento dell’efficienza. Inoltre in settori regolamentati come Farmaceutico, Cosmetico, Chimico e Alimentare, dove la conformità alle normative è un punto cardine, questi sistemi si rivelano di fondamentale importanza.
Processi Cartacei vs Processi Digitali
Immagina di gestire un processo di lavoro in formato cartaceo. I dipartimenti sparsi per l’azienda devono compilare moduli e consegnarli manualmente ad altri dipartimenti o inviarli via email dopo averli scannerizzati. In questo caso, se ci accorgessimo di un errore, dovremmo contattare tutti i reparti per sapere dove si trova il modulo cartaceo, recuperarlo e iniziare di nuovo il ciclo delle approvazioni post correzione.
La situazione potrebbe migliorare leggermente con un file digitale (per esempio un pdf editabile), ma rimarrebbero alcuni problemi come la sicurezza e l’integrità dei dati, la disponibilità del documento conservato nell’intranet aziendale e l’impossibilità di una compilazione in simultanea. Entrambi i metodi sono inefficienti e suscettibili di errori.
Con un Workflow Management System, tutto diventa ordinato, sicuro e accessibile ovunque. Ogni reparto ha la sua sezione dedicata, ogni modifica è tracciata e l’accesso al sistema è possibile in modo sicuro. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile eliminare la compilazione manuale dei moduli, rendendo il processo più veloce ed efficiente.
Automatizzazione e Ottimizzazione dei Processi Aziendali
Un Workflow Management System (WFMS) digitalizza i flussi di lavoro, acquisisce dati, condivide informazioni e migliora la comunicazione tra i collaboratori. Utilizzare una tale Piattaforma significa quindi automatizzare la gestione delle attività ripetitive e delle risorse coinvolte, riducendo l’intervento umano e migliorando l’efficienza complessiva.
Questo sistema standardizza i processi, riducendo le disomogeneità e aumentando la trasparenza. Nei settori regolamentati, dove la qualità e la compliance alle normative sono fondamentali, un tale sistema ne garantisce la conformità e migliora la qualità complessiva dei processi.
Inoltre, grazie alla continua elaborazione dei dati, un Workflow Management System consente di tracciare e analizzare le performance, facilitando il processo di miglioramento continuo.
Per esempio nel caso della gestione del flusso di lavoro “Reclami dal mercato”, il workflow management system digitalizza le fasi di gestione del reclamo, dall’apertura (a seguito della segnalazione), inserimento delle specifiche, risultati dell’indagine, azioni correttive e preventive da intraprendere, i feedback al segnalante ecc.
Un WFMS può anche essere integrato con altri strumenti aziendali, come i sistemi ERP. Questo porta ad automatizzare ancora di più l’acquisizione di dati precisi, sempre aggiornati e puntuali, come ad esempio il numero di lotto e tutte le sue caratteristiche.
Se hai ancora qualche dubbio sui benefici che una Piattaforma di Workflow Management può apportare alla tua azienda, prosegui la lettura.
10 Buoni Motivi per Adottare un Workflow Management System
1. Ottimizzare per Ridurre Costi
Qual è il tempo necessario a chiudere un’attività in azienda? Siamo proprio sicuri di avere a disposizione i mezzi più efficaci o potrebbero essercene altri più efficienti?
L’adozione di un Workflow Management System consente di rispondere proprio queste domande. L’automazione dei flussi di lavoro permette infatti di eliminare attività ripetitive e ridondanti, riducendo gli sprechi e consentendo al personale di concentrarsi su compiti più strategici e ad alto valore aggiunto. Pensa al tempo guadagnato nell’automatizzare la compilazione dei documenti o la gestione del ciclo di approvazione.
2. Minimizzare gli errori
Non è possibile eliminare del tutto gli errori umani, tuttavia attraverso l’automatizzazione dei flussi di lavoro, possiamo ridurre al minimo il rischio che questi si verifichino. I sistemi WMS ci forniscono tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno nello svolgimento di un compito e ci guidano nella compilazione dei dati. Inoltre grazie alla possibilità di implementare controlli automatici di qualità, nonché avvisi e meccanismi di validazione dei dati, è possibile individuare in tempo zero quando questi si verificano e porvi rimedio.
3. Migliorare la Comunicazione interna
Una Piattaforma per la Gestione dei Flussi di Lavoro assegna automaticamente le attività e gestisce gli avvisi tra i vari attori coinvolti, riducendo l’uso della posta elettronica e migliorando la comunicazione interna. In ogni momento tutti saranno aggiornato sullo stato dell’arte e sui compiti a loro assegnati.
4. Migliorare la Vita Lavorativa
L’organizzazione delle attività in processi migliorati grazie a un Workflow Management System porta numerosi vantaggi per i dipendenti. Avere a disposizione una o più dashboard per le informazioni chiave, convogliare tutti i task assegnati in un ambiente unico, ridurre lo stress da accumulo di email, lasciare al sistema lo svolgimento delle operazioni ripetitive, disporre di controlli automatici, sono solo alcuni dei benefici che portano inevitabilmente a un alleggerimento del carico di lavoro Questo si traduce in un miglioramento della vita aziendale.
5. Custodire il Valore dell’Informazione
Pensa a cosa accadrebbe se un collaboratore importante lasciasse l’azienda. Dove finirebbero tutte le conoscenze e le informazioni di cui dispone?
Una Piattaforma di Workflow Management aiuta a mantenere il valore delle informazioni e dei processi in azienda, semplificando l’inserimento di nuovi collaboratori e garantendo la continuità operativa. I nuovi arrivati infatti possono beneficiare sin da subito delle informazioni sulle attività da eseguire e delle istruzioni operative registrate nel sistema.
6. Reperire Velocemente le Informazioni
Un Workflow Management System consente di accedere in tempo reale a tutte le informazioni rilevanti e di visualizzare la catena di informazioni correlate a un documento o a un processo specifico. Questo si rivela particolarmente utile in caso di Audit.
7. Monitorare costantemente lo Stato delle Attività
L’utilizzo di una Piattaforma per la gestione dei flussi di lavoro, ci consente di avere una visione d’insieme di tutte le attività in essere. Potremo infatti utilizzare delle comode Dashboard per avere sempre sotto gli occhi i processi fondamentali, il loro stato di avanzamento e il personale coinvolto.
Tali piattaforme sono in grado di attribuire i compiti con grande efficienza. Anche in caso di assenze e di picchi di lavoro inaspettati, saremo sempre in grado di coinvolgere nuovo personale e guidarlo nelle attività da svolgere.
8. Coadiuvare le future Strategie Aziendali
Utilizzare una Piattaforma per la gestione dei flussi di lavoro ci permette di registrare il più piccolo livello di informazione su ogni attività in essere. Non correremo più il rischio di perderci qualcosa nel processo di acquisizione delle informazioni. Questo tracciamento minuzioso, unito al patrimonio di conoscenze aziendali, ci permette di identificare modelli, tendenze e correlazioni altrimenti difficilmente individuabili e di poter creare una base per le future strategie di business più opportune.
9. Migliorare sicurezza del dato e Cybersecurity
Le Piattaforme di Workflow Management, ci permetto di rispettare tutti i principi alla base della Data Integrity che è fondamentale nei settori regolamentati. I benefici si estendono anche all’intera infrastruttura aziendale perché il loro utilizzo garantisce uno scudo da ogni possibile accesso indesiderato o minaccia esterna. Tali Sistemi registrano tutte le attività degli utenti, monitorano i loro accessi al sistema, gestiscono automaticamente i permessi per la modifica dei documenti e rendono tutte queste informazioni reperibili con un semplice click.
10. Assicurare la Compliance
La conformità alle normative è alla base di chi opera in settori regolamentati come Farmaceutico, Chimico, Cosmetico, Nutraceutico, ecc. Un Workflow Management System aiuta a garantire la conformità attraverso il rispetto dei principi di Data Integrityla standardizzazione dei processi, l’implementazione di controlli di qualità e la generazione di report dettagliati. Questo semplifica gli audit e dimostra la conformità alle autorità di regolamentazione.
Conclusioni
Appare evidente come l’adozione di un sistema per la Gestione dei Flussi di Lavoro (WMS), apporti notevoli benefici all’azienda. Tali benefici non solo portano a una riduzione dei costi e a un miglioramento dell’efficienza attraverso l’eliminazione dei colli di bottiglia, il miglioramento della comunicazione interna, l’eliminazione degli errori, solo per citarne alcuni, ma garantiscono anche la piena conformità ai principi di Data Integrity, e alle normative, contribuendo anche alla credibilità dell’azienda. Cosa che nei settori regolamentati è di fondamentale importanza.
