Cos’è il Data Reporting System e perché è fondamentale per la tua azienda

Le nuove tecnologie hanno nel corso degli anni consentito sempre più alle aziende di acquisire dati e tracciare anche la più piccola informazione. 

Nella società dei dati nella quale oggi viviamo, i Big Data sono un vero e proprio patrimonio per le aziende e se “interpellati” e interpretati correttamente sono un fondamentale supporto alle decisioni e alle strategie aziendali, alla riduzione dei rischi e perfino alla predizione del futuro.

Una difficoltà comune alle aziende è tuttavia proprio la gestione e l’utilizzo dei dati in modo organizzato, strategico e rapido. Si acquisiscono quindi molte informazioni senza sapere realmente cosa farne e come interpretarle.

Per navigare nel mare dei Big Data, negli ultimi anni sono nate nuove figure strategiche come i Data Analyst e i Data Scientist e le tecnologie per l’acquisizione e l’interpretazione dei dati, come i sistemi di reportistica avanzata, si sono enormemente evolute. Approfondiremo questi temi nei prossimi paragrafi.

Cos’è il Data Reporting

Il reporting dei dati può essere definito come il processo di raccolta, archiviazione e visualizzazione dei dati per monitorare le prestazioni di un processo, di un reparto, ma anche l’andamento del mercato di riferimento, di un prodotto, ecc. 

I report possono essere utilizzati per determinare le tendenze nelle prestazioni dei processi monitorando i dati nel tempo. Questa attività viene definita analisi dei dati. L’analisi fornisce risposte a domande come “Quali miglioramenti devono essere apportati al processo di vendita dei prodotti” o “Perché i nostri costi stanno cambiando? Perché stiamo perdendo/guadagnando affari?”

Il reporting dei dati costituisce quindi la base di qualsiasi processo di analisi dei dati. 

Attraverso il reporting e analisi si evidenziano i fattori critici di successo e si determinano degli indicatori chiave, ossia i cosiddetti KPI (Key Performance Indicator), il cui fine è quello di segnalare a seconda dei livelli gerarchici l’andamento di risorse, attività più operative fino all’andamento dell’intera azienda. 

L’importanza del reporting è correlata alla sua capacità di valorizzare le informazioni raccolte, classificate, selezionate ed elaborate. 

Dashboard

La visualizzazione dei dati è fondamentale nell’analisi dei Big Data ed è supportata dall’utilizzo di dashboard.

Le dashboard semplificano la visualizzazione complessiva dei dati estratti in area report e facilitano anche la loro condivisione e comunicazione a pubblici diversi, consentendo alle aziende di rivedere e comprendere i dati e persino gli insight.

Tipologie di Report

Esistono diverse tipologie di Report, ne vediamo alcuni.

Report Informativi

I report informativi mirano a fornire dati concreti su un argomento specifico come report su performance o spese. Una caratteristica differenziante di questi report è la loro obiettività, hanno cioè solo lo scopo di informare ma non proporre soluzioni o ipotesi. Esempi di report informativi comuni sono il monitoraggio delle performance come rapporti annuali, mensili o settimanali.

Report Analitici

Questo tipo di report contiene un mix di informazioni utili per facilitare il processo decisionale attraverso un mix di dati qualitativi e quantitativi, nonché dati storici e in tempo reale. A differenza dei rapporti informativi che informano esclusivamente gli utenti su un argomento, questo tipo di report mira anche a fornire consigli sui passaggi successivi e ad aiutare nella risoluzione dei problemi. Con queste informazioni in mano, le aziende possono costruire strategie basate su prove analitiche e non semplici intuizioni. 

Report Operativi

Questi rapporti tengono traccia di ogni dettaglio pertinente delle attività operative dell’azienda, come i suoi processi di produzione. Sono in genere report a breve termine in quanto mirano a dipingere un’immagine del presente. Le aziende utilizzano questo tipo di report per individuare eventuali problemi e definire quindi le soluzioni o per identificare opportunità di miglioramento per ottimizzare la propria efficienza operativa. I report operativi sono comunemente usati nella produzione, nella logistica e nella vendita al dettaglio in quanto aiutano a tenere traccia di inventario, produzione, costi, tra gli altri.

Report di Reparto

Questi report sono specifici per ogni reparto o funzione aziendale. Servono come strumento di comunicazione tra manager e membri del team che devono rimanere in contatto e lavorare insieme per obiettivi comuni e monitorare e ottimizzare le performance.

Report Esterni

I report esterni vengono creati con l’obiettivo di condividere le informazioni con gli stakeholder esterni come clienti o investitori, nonché con gli enti governativi per rimanere conformi ai requisiti di legge.

Data Reporting System

Nonostante la reportistica sia una pratica comune nelle aziende ormai da molti decenni, il mondo del business continua a evolversi e, con settori più competitivi, la necessità di generare report rapidi e accurati diventa oggi fondamentale. 

Ciò rappresenta un problema per molte organizzazioni, poiché la creazione di report può richiedere da ore a giorni. In quest’ottica i sistemi di reportistica avanzata possono supportare.

I Data Reporting System sono delle tecnologie in grado di acquisire dati puntuali e aggiornati da più sistemi collegati, realizzare report integrati e dashboard per facilitare la visualizzazione, la condivisione e la comunicazione dei dati. Gli strumenti di reporting spesso generano tabelle, grafici e altri elementi visivi e di solito consentono di generare report automaticamente.

Collezionare dati da più sistemi per generare Data report

I dati grezzi vengono raccolti da vari canali e archiviati in database, ma per renderli utili devono essere elaborati per essere visualizzati. I Data reporting system interfacciandosi con i database di altri sistemi consentono di acquisire i dati e generare report e dashboard sia dal singolo sistema, che da più sistemi collegati. 

Ad oggi molti report vengono trattati separatamente e in modo manuale, magari con l’ausilio dei fogli di calcolo e anche l’aggiornamento non è automatico. Con sistemi di reportistica avanzata invece l’acquisizione dei dati dai sistemi interfacciati può essere costante, risparmiando tempo e lavoro manuale, nonché possibili errori umani.

Area Report e Dashboard di PRAGMA4U 

PRAGMA4U è una piattaforma all-in-one per la digitalizzazione dei processi aziendali con focus in ambito Life Science. Al suo interno riunisce più tecnologie: Quality Management System, Workflow Management System, Learning Management System e Data Reporting System.

La piattaforma può tracciare anche la più piccola informazione e interfacciarsi con altri sistemi per scambiare dati e automatizzare delle attività.

PRAGMA4U, ha un’area reportistica avanzata in grado di generare report e condividerli con altri utenti all’interno o all’esterno dell’azienda.

Grazie all’interfaccia con altri sistemi la piattaforma può generare report anche da dati esterni e visualizzarli in tabelle o grafici nell’area dashboard, restituendo una visione complessiva del processo, prodotto, reparto, attività, funzione da monitorare.

L’area dashboard è personalizzabile e un utente può creare più dashboard a seconda degli obiettivi da monitorare. Per esempio nell’ambito qualità del settore farmaceutico è possibile creare dashboard sulle deviazioni (es. numero deviazioni aperte, tempi di esecuzione, stato delle deviazioni), sui training del personale (es. numero training in scadenza, training scaduti, training di reparto, ecc.) o anche avere una visione complessiva della qualità aziendale per il top management.