Cos’è il Learning Management System (LMS) e perché è fondamentale per supportare la crescita e il successo della tua azienda

La gestione dei training all’interno di aziende altamente regolamentate come quelle Life Science è un’attività molto complessa, onerosa e impattante su tutto il sistema qualità.

Nel settore Life Science infatti molto spesso ci sono aggiornamenti di linee guida e normative, cambi di procedure, retraining periodici e a seguito di azioni correttive o preventive.  Il Quality Assurance si trova quindi a gestire una grande quantità di training e deve farlo in tempi prestabiliti, per non impattare la compliance e la performance dell’azienda. Inoltre il QA ha bisogno di avere tutte le informazioni organizzate, puntuali e tracciate per analisi controllo KPI o in caso di ispezione.

Un Learning Management System (LMS) è un software che automatizza la creazione, l’attuazione e la rendicontazione dei programmi di training, qualifica e compliance, consentendo ai dipartimenti di formazione e sviluppo delle aziende di supportare la crescita e il successo incrementando la performance.

I benefici del Learning Management System

I Learning Management System (LMS) sono strumenti importanti per assicurare e dimostrare che le aziende Life Science hanno sotto controllo e sempre aggiornata la formazione del personale. 

Sono molti i vantaggi dell’implementazione di una piattaforma LMS. Per citarne alcuni:

• aumenta la compliance grazie al tracciamento e conservazione dei training (in presenza o da remoto) all’interno di un sistema sicuro e centralizzato
• tiene sotto controllo le scadenze e lo status dei training
• riduce i tempi di onboarding grazie a programmi (pacchetti) di formazione 
• consente di assegnare i training per ruolo e/o mansione
• formazione in modalità e-learning ovunque da remoto
• creazione report e dashboard con dati in tempo reale per manager e amministratori
• consente di aggiungere ai training dei test di verifica con controllo automatico e risultati in real-time
• notifiche per avvisare le persone coinvolte in caso di nuovo training inserito, re-training periodico o a seguito di azione correttiva o preventiva
• audit trail per tracciare qualsiasi tipo di informazione (es. accessi, tentativi di test, ecc.)

Training e Report

L’area di reportistica e dashboard è fondamentale per il controllo e il miglioramento della gestione del training. Consente di visualizzare facilmente i training assegnati, lo stato, le scadenze, se il training è legato all’ufficializzazione del documento e altro ancora. 

Attraverso i report un’azienda può dimostrare che i processi di lavoro sono stati documentati e identificare attività e operazioni lavorative critiche basate sulle competenze, dimostrare come i dipendenti ricevono re-training periodico o a seguito di una modifica critica alle SOP (procedura), o come risposta ad un’azione correttiva o preventiva.

Un’azienda può dimostrare quanto è continuativa e periodica la formazione GMP, che la formazione sul posto di lavoro è stata eseguita per ogni funzione da svolgere (prima che il dipendente sia autorizzato a svolgere tali compiti).

In caso di richiesta l’azienda in fase di ispezione può presentare la documentazione di formazione che indica date di formazione, contenuto della formazione e la firma, attestati di qualifica di ogni dipendente e del formatore.

Il Learning Management System e la cultura digitale

Il Learning Management System supporta nel rispetto della compliance e nell’aumento della performance, allo stesso tempo può essere un valido alleato per il reskilling del personale e diffondere in azienda una cultura digitale.

Per esempio accanto alla formazione obbligatoria a livello normativo, l’azienda  può creare una vera e propria scuola digitale, con programmi interattivi di formazione per i dipendenti, così da aumentarne la competenza e “colmare” quel gap digitale di cui le aziende del paese risentono.

Basti pensare che secondo l’indice di Digitalizzazione dell’Economia e della Società Digital Economy and Society Index – DESI. che misura, su una scala da 0 a 100, lo stato di avanzamento dell’Unione europea e dei Singoli Stati membri rispetto alle principali aree tematiche della politica digitale, l’Italia si colloca in posizione bassa al 20º posto rispetto i 27 Stati membri dell’UE.

Integrazioni e piattaforme all-in-one: documentazione e Training

Quasi sempre i Learning Management System possono integrarsi ad altri sistemi presenti in azienda come HRIS, gestione dei documenti,studi clinici, ERP, MES e altri LMS. Per esempio integrando un sistema di gestione dei documenti con il LMS nel momento in cui c’è l’aggiornamento di un documento, si avvia automaticamente la creazione e/o l’aggiornamento del training associato al documento, nonché l’assegnazione delle attività di formazione in tempo reale per i dipendenti, mantenendo così lo stato di qualifica del personale. Questo risolve le note problematiche di compliance, la distribuzione e monitoraggio della formazione legandole alle SOP e ad altri aspetti critici dei documenti in modo conforme, efficace ed efficiente.

Oltre l’integrazione di sistemi, ci sono tuttavia delle piattaforme all-in-one che consentono in un solo ambiente di avviare il processo di creazione, aggiornamento e approvazione di un documento (tecnologia del Workflow Management System), avviare e gestire il processo di training per tutto il personale (Learning Management System) con conseguente ufficializzazione finale del documento e ritiro automatico delle copie obsolete in digitale, avere uno spazio digitale sicuro dove tenere i documenti organizzati, archiviati, accessibili solo agli autorizzati e con  la possibilità per il personale di consultare sempre e su qualsiasi device l’ultima versione del documento (Document Management System).