Azioni correttive e preventive (CAPA) nel farmaceutico: domande più frequenti e consigli per ottimizzare il processo

Le Azioni Correttive e Preventive (CAPA) nel farmaceutico sono uno dei maggiori punti di osservazioni durante le ispezioni regolatorie. 

Il motivo è semplice, una buona gestione delle CAPA, denota che l’azienda farmaceutica ha in piedi un processo robusto di qualità non solo per risolvere un problema occorso, ma soprattutto per evitarne la ricorrenza. L’azienda farmaceutica sta quindi seguendo un piano di miglioramento continuo orientato alla qualità del prodotto e alla sicurezza del paziente.

Mantenere una buona gestione delle CAPA tuttavia è complesso. È molto comune infatti trovare delle mancanze, spesso attribuibili a un problema nella struttura e nel flusso del processo. Capita per questo di non tracciare tutte le azioni, di non documentare tutte le fasi o perfino di perdere i dati in un sistema disordinato e con tempi di implementazione troppo lunghi.

Nei prossimi paragrafi, facendo riferimento alle normative del settore, indagheremo strumenti e tecniche per migliorare l’approccio e la gestione delle azioni correttive e preventive, risponderemo alle domande più frequenti sui CAPA e vi mostreremo come sfruttare le potenzialità di un Sistema Digitale per gestire le CAPA.

Cosa sono le CAPA? 

Le CAPA sono come definito nel paragrafo 3.2.2. Corrective action and preventive action (CAPA) system dalla linea guida “ICH guideline Q10 on pharmaceutical quality system” di EMA, una metodologia che prevede una serie di azioni di qualità necessarie per eliminare le cause di una deviazione, non conformità, difetto e altre situazioni indesiderabili ed evitarne il ripetersi.

• Un’azione correttiva è un’azione volta ad eliminare la causa di una non conformità rilevata.
• Un’azione preventiva, è  un’azione volta ad eliminare la causa di una potenziale non conformità.

Attraverso le CAPA un’azienda elabora un Piano di Azioni di miglioramento continuo, attraverso l’individuazione della root cause, l’implementazione e il controllo dell’efficacia di soluzioni individuate a problemi di qualità. In sostanza, attraverso questo processo, il sistema Qualità aziendale è in grado di “autocorreggersi” e perfezionarsi apportando miglioramenti dei prodotti e dei processi e una migliore comprensione dei prodotti e dei processi

NB. In alcune aziende le CAPA stanno andando in disuso, in quanto pur rimanendo le azioni correttive, quelle preventive sono state sostituite dall’approccio proattivo del Quality Risk Management (QRM), facendo quindi una valutazione efficace del rischio si prevengono le non conformità e laddove queste si verificano, si agisce andando a rivedere il QRM.

Quando aprire una CAPA?

Le CAPA vengono aperte a seguito e in presenza di determinati input. Tra i quali:

• Deviazioni
• Non conformità
• Risk Assessment
• Stability failure
• Audit Interni/ Esterni
• Reclami
• Management Review
• Ispezioni normative
• Trend sulle prestazioni del processo e sul monitoraggio della qualità del prodotto

Chi è responsabile?

Solitamente le CAPA sono legate ad altri processi “padre” come le Deviazioni, i Reclami, ecc. quindi i responsabili delle CAPA dovrebbero corrispondere alle figure che precedentemente hanno aperto un altro processo. Ci sono tuttavia di solito commissioni all’interno delle aziende con il Top Management, che discutono le azioni correttive o preventive necessarie per affrontare o prevenire una particolare o potenziale non conformità, inclusa la revisione dei dati e l’andamento dei dati sul prodotto non conforme. Nelle commissioni si invitano le figure impattate dalle CAPA e si assegnano in quel contesto le attività. Il Quality Assurance è generalmente presente nelle commissioni come capofila.

Qual è lo scopo delle CAPA?

Lo scopo delle azioni correttive e preventive è acquisire informazioni, analizzarle, identificare e investigare problemi di qualità sul prodotto, processo, sistema per intraprendere delle azioni appropriate ed efficaci a correggere il problema e prevenirne il ripetersi.

Saranno fondamentali in questo processo: la verifica o la convalida delle azioni correttive e preventive (capa review), la comunicazione delle attività da svolgere alle persone responsabili, la documentazione delle attività, la raccolta e condivisione di informazioni pertinenti per la management review.

Quali sono le normative e linee guida di riferimento per le azioni correttive e preventive (CAPA)?

• EMA ICH Q10 Pharmaceutical quality system
• ISO 13485:2016
• ISO 9001:2015
• FDA 21 CFR 820 Quality System Regulation

CAPA Audit

Come abbiamo anticipato all’inizio dell’articolo, le CAPA sono punto di attenzione durante le ispezioni nelle aziende farmaceutiche e Life Science, perché la corretta gestione delle azioni correttive e preventive hanno ripercussioni sull’intero sistema di gestione della qualità.

Su cosa si concentrano gli ispettori? FDA ha pubblicato un documento con indicazioni sugli obiettivi ispettivi del CAPA.

Di seguito riportiamo i 10 punti:

1. Verificare che le procedure del sistema CAPA dedicate ai requisiti del regolamento del sistema di qualità siano state definite e documentate.
2. Determinare se sono state identificate fonti appropriate di problemi di prodotto e di qualità. Confermare che i dati provenienti da queste fonti vengano analizzati per identificare i problemi esistenti sul prodotto e sulla qualità che potrebbero richiedere un’azione correttiva.
3. Determinare se sono state identificate fonti di informazioni sul prodotto e sulla qualità che potrebbero mostrare tendenze sfavorevoli.Confermare che i dati provenienti da queste fonti vengano analizzati per identificare potenziali problemi di prodotto e di qualità che potrebbero richiedere un’azione preventiva.
4. Mettere alla prova il sistema di informazioni sui dati di qualità. Verificare che i dati ricevuti dal sistema CAPA siano completi, accurati e tempestivi.
5. Verificare che siano utilizzati metodi statistici appropriati (ove necessario) per rilevare problemi di qualità ricorrenti. Determinare se i risultati delle analisi vengono confrontati tra diverse fonti di dati per identificare e sviluppare l’entità dei problemi di prodotto e di qualità.
6. Verificare se vengono seguite le procedure sulle failure investigations. Verificare se il grado di indagine su un problema di qualità o su un prodotto non conforme sia commisurato alla rilevanza e al rischio della non conformità. Verificare se le failure investigations vengono condotte per determinare la root cause (quando possibile). Verificare che vi sia un controllo per prevenire la distribuzione di prodotti non conformi.
7. Determinare se sono state intraprese azioni appropriate per problemi significativi di prodotto e qualità identificati dalle fonti di dati.
8. Determinare se le azioni correttive e preventive fossero efficaci e verificate o convalidate prima dell’implementazione. Confermare che le azioni correttive e preventive non influiscono negativamente sul prodotto finito.
9. Verificare che le azioni correttive e preventive per problemi di prodotto e qualità siano state implementate e documentate.
10. Determinare se le informazioni relative al prodotto non conforme e ai problemi di qualità e alle azioni correttive e preventive siano state adeguatamente diffuse, inclusa la diffusione per la management review.

Strumenti e Tecniche per migliorare l’approccio alle azioni preventive e correttive (CAPA)

Ci sono diverse tecniche e strumenti che possono essere utilizzati per migliorare l’approccio alle azioni correttive e preventive. 

La Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) è una metodologia utilizzata per analizzare le modalità di guasto o di difetto di un processo, prodotto o sistema, analizzarne le cause e valutare quali sono gli effetti sull’intero sistema/impianto.

Generalmente (ma non necessariamente) l’analisi è eseguita preventivamente e quindi si basa su considerazioni teoriche e non sperimentali. Permette alle organizzazioni di anticipare durante la fase di progettazione i possibili difetti e errori nel disegno del processo.

Per approfondire: FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS (FMEA)

Il metodo 5 Why consiste nel porre ripetutamente la domanda “perché” fino a quando non si arrivano a comprendere tutti i sintomi di un problema e arrivare alla radice. Il metodo è di solito usato durante le attività di problem solving o insieme ad altri strumenti come il diagramma causa effetto.

Per approfondire: I 5 perché una metodologia della qualità

Ishikawa o diagramma a lisca di pesce, chiamato così perché somiglia alla lisca di un pesce con alla fine un rettangolo contenente l’effetto o il problema. 

Nel campo manifatturiero, le cause o i fattori che influenzano un processo produttivo sono spesso organizzate in quattro macrogruppi, che sono: manodopera, macchine, misura, materiali (materie prime e ausiliarie), metodi (procedure o prassi operative), ambiente. Il diagramma Ishikawa può essere utilizzato come supporto nelle sedute di brainstorming con il team.

Fonte: Gmp Sop. www.gmpsop.com 

Per approfondire: Ishikawa Diagram: A Guide

Trend Analysis. Fare attenzione ai trend aiuta a comprendere se una non conformità è un’anomalia o no e se quindi necessita di un processo CAPA o semplicemente di azioni correttive a seguito di una deviazione, ecc. I trend possono inoltre individuare problemi minori prima che diventino più rischiosi, eseguire azioni preventive e aiutarti a prioritizzare meglio le non conformità per ulteriori investigazioni. 

Quality Risk Management (QRM). Il Quality Risk Management è un processo per mitigare o eliminare il rischio. Parte da una fase iniziale di assessment fino a una revisione periodica. Il QRM è un processo sempre più richiesto in fase di ispezione a monte di ogni processo e supporta nella riduzione dell’apertura dei CAPA. 

Quali sono i vantaggi nel gestire le CAPA con un sistema digitale?

Disporre di un sistema digitale consente di collegare tra loro tutti i processi chiave della qualità, centralizzando i dati in un ambiente sicuro, tracciato e protetto. 

Questo permette in caso di non conformità di identificare immediatamente le cause e mettere in campo azioni correttive e preventive immediate ed efficaci. In caso di ispezione inoltre è possibile produrre reportistica in tempo reale. Un altro vantaggio è la condivisione e comunicazione di dati aggiornati verso le persone interessate.

PRAGMA4U è la piattaforma per la gestione della qualità del settore Pharma & Life Science modulare e scalabile che digitalizza i processi di lavoro in conformità alle linee guida EU Annex 11 e FDA 21 CFR part 11.

Consente alle aziende di: 

• avere una documentazione protetta, sempre aggiornata, organizzata e collegata ai processi di origine; 
• assegnare ed eseguire le attività di lavoro direttamente sulla piattaforma;
• condividere facilmente informazioni tra reparti; 
• tenere sotto controllo i processi con KPI
• estrarre report e dossier utili in caso di ispezione.

La piattaforma può contenere più processi, creando una vera e propria mappa digitale dell’azienda. Si integra inoltre ad altri sistemi come ERP semplificando la compilazione e aggiornamento dei dati.