Workflow Management System – perché digitalizzare i tuoi processi aziendali

Ognuno di noi nelle sue attività lavorative segue dei flussi di lavoro, che coinvolgono persone del team, dell’azienda o anche persone esterne. In settori altamente regolamentati come il life science i flussi di lavoro sono persino regolati da stringenti procedure, che determinano lunghi step di approvazione, documenti cartacei, firme e faldoni che riempiono l’archivio. Un Workflow Management System ci viene in aiuto.

Cos’è un Workflow Management System?

Si tratta di una tecnologia in grado di digitalizzare i processi di lavoro, condividere le informazioni, gestire la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro secondo un insieme di regole procedurali.

In un workflow management system forniamo un input iniziale al processo e grazie alle attività del team coinvolto produciamo un output finale.

Facciamo un esempio concreto.

Dobbiamo lanciare un nuovo prodotto farmaceutico sul mercato e abbiamo bisogno di creare una scheda prodotto dello stesso dove sarà inserito codice prodotto, informazioni sugli ingredienti, sul packaging, sulla linea, sulle analisi di laboratorio, e così via. Questo processo coinvolge diversi reparti dell’azienda: ingegneria, controllo artwork, qualità, laboratorio, che compileranno ognuno la loro sezione e approvando manderanno avanti il processo per il reparto successivo.

Processi Cartacei vs Processo Digitali

Immaginate il processo sopra descritto in cartaceo. Reparti dislocati in azienda che devono compilare il modulo e prendersi carico di consegnarlo all’altro reparto o scansionarlo e inviarlo per email. Soprattutto in questo momento storico che molte persone lavorano da remoto.

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Se ci accorgiamo di un errore, dobbiamo contattare nuovamente i vari reparti per capire dove si trovi il modulo cartaceo e recuperarlo, per poi ricominciare con le approvazioni dovute alla modifica.
La situazione migliora con un file digitale (es. un pdf editabile), ma pensiamo alla sicurezza dei dati, alla disponibilità del documento allocato nell’intranet aziendale o all’impossibilità di compilarlo in contemporanea o archiviarlo in modo sicuro.

Un workflow management system rende tutto questo ordinato, sicuro e accessibile ovunque. Ogni reparto ha la sua sezione, ogni modifica è tracciata e l’accesso al sistema è possibile ovunque con la totale sicurezza del dato.

Perché digitalizzare i processi con un Workflow Management System?

Un workflow management system si adatta con flessibilità ad ogni processo aziendale e di business a prescindere dal settore di appartenenza. Si adatta inoltre a cambiamenti ed evoluzioni dell’organizzazione nel tempo.

Implementarlo in azienda è vantaggioso perché:

• Automatizza le attività ripetitive. Questo permette di dedicare le risorse dell’azienda ad attività più sfidanti che aumentano le loro skill;
• Aumenta la responsabilità. Nel workflow management l’obiettivo è ben definito e ogni risorsa ha un ruolo e dei compiti assegnati con estrema trasparenza. Inoltre il sistema traccia in tempo reale lo stato delle attività, le modifiche, eventuali ritardi e si possono estrarre KPI;
• Supporta l’ottimizzazione dei processi. Pensiamo a quelle attività che possono per esempio essere svolte contemporaneamente;
• Migliora la comunicazione e la collaborazione nell’organizzazione. Le informazioni sui processi, le attività, lo status sono infatti sempre disponibili e visualizzabili dal team autorizzato;
• Riduce i tempi di gestione dei processi. Grazie a deadline e notifiche a sistema il team è sempre avvisato su attività da fare e anche se ci sono cambiamenti sulle attività;
• Riduce lo spreco di carta in ottica sostenibilità;
• Mette in luce le attività che aggiungono valore ai processi aziendali;
• Permette di accedere a dati rilevanti e ovunque in tempo reale;
• Migliora la trasparenza delle informazioni;
• Riduce gli errori umani
• Facilita il processo decisionale e la pianificazione strategica