Metodo Kanban: cos’è e quali benefici può ottenere la tua azienda

Kanban, in giapponese “cartellino visivo”.

Come può un “cartellino visivo” generare vantaggi? In che modo si è passati da due semplici parole a un vero e proprio metodo in grado di produrre tanti benefici? È possibile applicarlo anche nella tua azienda?

In questo articolo tratteremo l’argomento in maniera semplice ma ti lasceremo 6 pratiche da applicare, che potranno generare benefici fin da subito.  

Partiamo dal principio.

Origini del Kanban

Il Metodo Kanban nasce negli stabilimenti produttivi Toyota come sistema di pianificazione per una produzione più snella.

Verso gli anni ’50, Toyota introduce la metodologia di fabbricazione Just-in-time (JIT) che utilizza un metodo di produzione basato sulla specifica domanda dei clienti (‘pull’), piuttosto che sulla pratica di produrre beni per spingerli successivamente sul mercato ‘push’.

Immagina un tipico processo produttivo aziendale. Un flusso di attività che vanno dalla ricezione dell’ordine alla consegna del prodotto finale. In qualsiasi punto di questo percorso potrebbero verificarsi dei rallentamenti, se non proprio dei blocchi di processo, a causa dei così detti “colli di bottiglia” o di altre fonti di inefficienza. Le conseguenze sono facilmente prevedibili.
Il Metodo Kanban si inserisce in questo contesto permettendo appunto l’eliminazione di tutte le inefficienze, ottimizzando così i tempi e i relativi costi delle attività aziendali. Questo è possibile grazie ai tanti anni di test, esperienze sul campo e sforzi congiunti di figure di spicco della comunità Lean e Agile.

Cosa è necessario fare per applicare il Metodo Kanban? Come estrarre il massimo valore dal suo utilizzo?

Sistema Kanban tradizionale

Just in time: cos’è?

Prima di approfondire il Metodo Kanban è necessario una brevissima precisazione.

Come detto, tutto nasce dagli stabilimenti automobilistici Toyota e dall’approccio “Just in Time” che significa letteralmente “appena in tempo”. Questo approccio viene utilizzato per indicare un sistema di produzione che prevede che quest’ultimo sia perfettamente calibrato sulla domanda e sui volumi richiesti. L’obiettivo del JIT è quello di ridurre al minimo i tempi di produzione e le quantità prodotte per concentrarsi solo su ciò che apporta valore per il cliente.

Qual è la relazione con il Metodo Kanban?

Cos’è il metodo Kanban: significato e definizione

IIl Kanban è il braccio destro del Just In Time. Il kanban è un segnale visivo utilizzato per autorizzare le fasi dei processi produttivi.

Cartellino Kanban

Il metodo Kanban fa sì che l’informazione viaggi al passo con il flusso dei processi. Lo scopo è quello di guidare la produzione in base alle reali esigenze, che determinano la cadenza del processo.

Quali sono i principi e le pratiche del Metodo Kanban?

Prima di applicare il Metodo Kanban a livello aziendale, è importante comprenderne i principi fondamentali:

  • Inizia con quello che stai facendo ora: Kanban offre la flessibilità di applicare la sua metodologia direttamente sui flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti, senza interrompere il lavoro già avviato. I vantaggi Kanban sono graduali e qualsiasi miglioramento del processo viene adottato nel tempo.
  • Accettare di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo: Kanban è progettato per evitare al massimo ogni tipo di resistenza, incoraggiando cambiamenti continui, incrementali ed evolutivi nei processi esistenti. Si evitano i cambiamenti radicali che potrebbero turbare i team, interrompere il flusso o danneggiare le prestazioni.
  • Incoraggia atti di leadership: Kanban promuove la leadership e il processo decisionale tra tutti i membri del Team. Ogni osservazione che deriva dalle intuizioni e dagli atti quotidiani delle persone, promuove un miglioramento continuo (Kaizen) che farà raggiungere prestazioni ottimali a livello di team/dipartimento/azienda.

6 Pratiche Kanban fondamentali

Sebbene l’adozione della filosofia Kanban sia il passo più importante, ci sono 6 pratiche che consentono di implementare con successo il Metodo Kanban.

1. Visualizza il flusso di lavoro: il primo e più importante compito è comprendere l’attuale flusso di lavoro: individua la sequenza di passaggi da eseguire per trasformare un elemento dalla richiesta a un prodotto consegnabile. Nella sua forma più semplice, una bacheca Kanban è composta da tre colonne, ciascuna contenente note che mostrano le attività che sono state richieste, sono attualmente in corso o sono state completate, (“Da fare”, “In corso”, “Fatto”). Ogni elemento si muove attraverso il flusso dall’inizio alla fine. Osservando questo processo, tieni facilmente traccia dei progetti e identifichi i colli di bottiglia in tempo reale, apportando un miglioramento continuo.

Una semplice Kanban board

2. Limita il Work in Progress (WIP): Fai meno per fare di più. Una delle funzioni principali di Kanban è quella di eliminare le interruzioni impostando un limite al numero di elementi nello stato di Work in Progress. Spostare l’attenzione di un team a metà processo, potrebbe danneggiarne le prestazioni e generare spreco e inefficienza. Applicando i limiti al WIP, nessun nuovo elemento entra in questi stato fino al completamento di uno degli elementi in sospeso, potrai quindi concentrarti sul completamento del lavoro. La limitazione del WIP è fondamentale per la corretta implementazione di Kanban.

Limiti Work in Progress

3. Gestisci il flusso: analizza il grado di efficienza del flusso, potrai identificare eventuali aree problematiche. Per flusso si intende il movimento degli elementi di lavoro attraverso il processo di produzione a un ritmo prevedibile e sostenibile. Uno degli obiettivi principali dell’implementazione di un metodo Kanban è creare un flusso di lavoro regolare e fluido, migliorando tempi di consegna ed evitando ritardi.

4. Rendi esplicite le politiche di processo: Non puoi migliorare qualcosa che non comprendi. Ecco perché un processo definito chiaramente e discusso con tutti i membri del tuo team genera un aumento dell’auto-organizzazione. Una volta che avrai acquisito familiarità con l’obiettivo comune, risulterà facile lavorare e prendere decisioni per generare un impatto positivo e miglioramenti che incrementeranno le prestazioni.

5. Utilizza cicli di feedback: Per le aziende che vogliono essere più agili, l’implementazione di cicli di feedback è uno step fondamentale. Affinché si verifichi il cambiamento positivo, sono necessarie riunioni regolari per accettarsi che le organizzazioni rispondano adeguatamente ai potenziali cambiamenti e consentano il trasferimento di conoscenze tra tutte le parti interessate. La metodologia Kanban suggerisce l’uso di cicli di feedback a livello di team e cicli di feedback, orientate al servizio.

6. Migliora in modo collaborativo: La metodologia Kanban richiede valutazione, analisi e miglioramento costanti. Quando con il tuo team hai una comprensione condivisa del processo, aumentano le probabilità di raggiungere un consenso condiviso in caso di problemi. Il metodo Kanban suggerisce che vari modelli di approccio scientifico vengano utilizzati per implementare cambiamenti continui basati su metodo, feedback e metriche scientificamente provati.

I 5 principali vantaggi del Metodo Kanban

Abbiamo già accennato ad alcuni benefici del metodo Kanban e al fatto che offre la possibilità di ottenere una visione complessiva e immediata del lavoro, che consente dunque interventi tempestivi. Entriamo ora più nello specifico.

I 5 principali vantaggi del Metodo Kanban:

  1. Maggiore visibilità del flusso di lavoro
  2. Incremento dei tassi di Consegna
  3. Confronto costante tra Obiettivi Aziendali e Team
  4. Maggiore Prevedibilità
  5. Maggiore soddisfazione del cliente

Kanban board Digitale

Maggiore visibilità del flusso di lavoro

L’idea di base del Kanban è quella di visualizzare ogni fase del flusso di lavoro. In questo modo, la Kanban board si trasforma in un punto informativo centrale che dispone tutti gli elementi nello stesso posto. Tutti i membri del tuo team possono avere, in qualsiasi momento, un aggiornamento sullo stato generale di ogni progetto o su ogni singolo task.

Incremento dei tassi di Consegna

Kanban offre molti modi di analizzare da vicino la distribuzione del lavoro. Con una visione chiara delle fasi in cui i task trascorrono più tempo, i rallentamenti sono facili da individuare. Il tuo team ha la possibilità di migliorare il proprio flusso di lavoro migliorando sensibilmente i tassi di consegna.

Confronto costante tra Obiettivi Aziendali e Team

Promuovendo la trasparenza, incoraggiando il feedback e i meeting di revisione regolari, le pratiche Kanban permettono di rendere chiari gli obiettivi strategici dell’azienda e di allinearli al lavoro quotidiano del tuo team. Questo allineamento strategico incrementa l’agilità dell’intera organizzazione.

Maggiore Prevedibilità

Iniziando ad accumulare elementi di lavoro sulla Kanban board, potrai comprendere i processi in profondità applicando appropriate metriche di flusso. Analizzare il tempo impiegato sui flussi di lavoro, ti consente previsioni più accurate sulla quantità di lavoro erogabile e di fondale le tue decisioni su dati storici oggettivi.

Maggiore Soddisfazione del Cliente

Il metodo Kanban ti guida per ridurre gli sprechi di tempo lavorando esclusivamente sui task necessari. Applicando i limiti WIP, il risultato finale sarà ottimizzato in base alle aspettative dei tuoi clienti.

Metodo Kanban in Breve

Un sistema Kanban non è semplicemente un posto con degli sticker attaccati.

Il modo più semplice per comprendere il metodo Kanban è abbracciare la sua filosofia e applicarla al lavoro quotidiano. Comprenderne ed accogliere i principi fondamentali rende la transizione nella pratica quotidiana logica e funzionale. 

Prova ad applicare le 6 pratiche che trovi in questo articolo e scopri tu stesso i vantaggi: tempi di consegna ridotti, flussi di lavoro semplificati e maggiore soddisfazione del cliente.

Organizza cicli di feedback regolari, imposta i limiti WIP, visualizza e gestisci il flusso e il miglioramento collaborativo. Tutti questi elementi riveleranno il vero potere del metodo Kanban.

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