Definizione degli obiettivi: il metodo OKR

OKR, acronimo di Objectives and Key Results, (obiettivi e risultati chiave), guadagna crescenti consensi come metodo di gestione. Un’analisi delle tendenze di Google mostra un aumento di 11 volte del volume di ricerca del termine “OKR”, solo negli ultimi 10 anni.

Perché moltissime aziende oggi si affidano a questo framework agile per stabilire obiettivi strategici e organizzativi?

Te lo spieghiamo in questo articolo.

L’impatto degli OKR

Secondo quanto indicato nell’OKR Impact Report 2022:

• Gli OKR guidano il cambiamento: circa il 60% delle aziende utilizza gli OKR come parte di un’iniziativa di cambiamento o trasformazione
• Le aziende di maggior successo hanno una intensità di comunicazione superiore del 28%, misurata dal numero di canali di comunicazione utilizzati. Queste utilizzano i check-in OKR con maggiore frequenza rispetto alle altre aziende
• L’83% delle aziende intervistate concorda sul fatto che gli OKR producono effetti positivi sulla loro organizzazione

Questo metodo organizzativo, di cui John Doerr è precursore, mette in relazione gli obiettivi che si desidera raggiungere con i risultati chiave che permettono di misurarne il grado di raggiungimento, passando per le iniziative che rendono il tutto fattibile. In questo modo si collegano gli obiettivi con le attività quotidianamente svolte, generando una focalizzazione di tutta l’organizzazione verso i risultati attesi.

I 2 elementi che compongono un OKR

Un OKR è costituito da un obiettivo e uno o più risultati chiave.

• L’obiettivo è il fine che si intende raggiungere. Deve essere significativo, sfidante, concreto e orientato all’azione
• I risultati chiave sono i parametri in base ai quali si misurano i progressi verso l’obiettivo. Devono essere specifici, limitati nel tempo, realistici e soprattutto misurabili, quindi concretamente verificabili.

Un OKR può essere scritto come una vera e propria dichiarazione:

Raggiungerò questo [obiettivo] misurato da [risultati chiave]

Esempi OKR

“Inizia pensando alla fine” (Steven Covey – Le sette regole per avere successo) è una frase che rappresenta perfettamente la metodologia OKR.

Alcuni obiettivi aziendali sono spesso i seguenti:

• Migliorare la soddisfazione del cliente.
• Aumentare le entrate ricorrenti.
• Rendere scalabili le prestazioni del sistema.
• Aumentare il numero di clienti.
• Ridurre il numero di errori di dati nel sistema.

Per ogni impresa, è importante identificare obiettivi coerenti con il contesto specifico in cui opera, pertanto nella definizione degli stessi occorre tenere in debita considerazione l’ambiente normativo, sociale, il panorama competitivo, le dinamiche del mercato ecc…

Gli obiettivi contribuiscono poi a guidare le attività di ogni team all’interno dell’organizzazione, concentrando il lavoro sulle iniziative che ne consentono il raggiungimento, mediante “aggiustamenti” continui derivanti dall’apprendimento generato dalle analisi regolari sulla performance delle attività.

I risultati chiave costituiscono il risultato che si desidera raggiungere dopo aver intrapreso una serie di azioni.

I 5 benefici degli OKR

John Doerr parla sempre di F.A.C.T.S quando descrive i vantaggi degli OKR, dove F.A.C.T.S sta per:

Focus: Gli OKR consentono di riunirsi attorno a un numero gestibile di priorità ben selezionate.

Alignment (Allineamento): Ricorrendo agli OKR, un’intera organizzazione può allineare tutti gli obiettivi con le priorità chiave.

Commitment (Impegno): Affinché gli OKR abbiano successo, è necessario l’impegno e il mantenimento dei compiti prioritari.

Tracking (Tracciamento): Gli OKR consentono a un team o a un’organizzazione di monitorare i progressi verso un obiettivo sapendo in anticipo quando cambiare tattica.

Stretching: gli OKR consentono ai team di fissare obiettivi che vanno oltre BAU – o “business as usual” – e apportare cambiamenti significativi.

Come fissare gli OKR

6 Step per stabilire Obiettivo e Risultati chiave.

Step 1: Definisci le regole

Prima di implementare questa metodologia è importante fissare delle regole base che spieghino come funzioneranno gli OKR all’interno dell’azienda. Queste regole definiscono in che modo gli obiettivi funzionano per l’intera organizzazione.

Specificamente, ci sono tre elementi da considerare: frequenza, processo di verifica e creazione.

La Frequenza è quanto spesso si stabiliscono gli obiettivi. Definire gli obiettivi annualmente è la soluzione più pratica, in quanto quegli stessi obiettivi diventano le fondamenta della strategia aziendale. Tuttavia, se l’azienda si muove rapidamente, puoi scegliere di fissare gli obiettivi con una maggior frequenza, ad esempio semestralmente, trimestralmente o mensilmente.

Il Processo di verifica è la tabella di marcia che permette di verificare e registrare i progressi. Anche in questo caso il programma è specifico per ogni Azienda. Se la tua azienda ha obiettivi ambiziosi che richiedono molto tempo, una verifica bisettimanale o mensile può essere sufficiente. Tuttavia, se gli obiettivi sono più semplici e progrediscono rapidamente, potresti avere la necessità di verifiche più frequenti.

Creazione OKR: esistono 3 modelli da cui partire:

1. top-down il Manager stabilisce obiettivi e risultati chiave
2. bottom-up il Team dedicato stabilisce obiettivi e risultati chiave
3. ibrido il Manager stabilisce gli obiettivi e il Team i risultati chiave.

La scelta del Modello da adottare dipende dalle dimensioni e dalla struttura dell’azienda.

Step 2: Crea obiettivi aziendali

Stabilite le regole di base, puoi iniziare a implementare il framework in tutta l’organizzazione.

Come detto, OKR sta per Objectives and Key Results, quindi, l’obiettivo deve essere riassunto nella frase:

Raggiungerò questo [obiettivo] misurato da [risultati chiave].

È necessario fissare obiettivi verificabili e chiaramente misurabili, così da stabilire in maniera inequivocabile, se siano stati raggiunti o meno.

Step 3: identifica i risultati chiave aziendali

Una volta definiti gli obiettivi a livello aziendale, stabilisci come monitorare l’avanzamento verso gli obiettivi tramite i risultati chiave. A tali fine, molte aziende seguono la metodologia SMART.

S.M.A.R.T è l’acronimo di:

• Specific (specifico): a cosa si sta lavorando esattamente?
• Measurable (misurabile): in che modo si valuterà se si sono raggiunti o meno i risultati chiave?
• Achievable (raggiungibile): il risultato chiave può essere realmente raggiunto?
• Realistic (realistico): con le risorse e il tempo a disposizione, è realistico raggiungere questo risultato chiave?
• Time-bound (con scadenza): il risultato chiave ha una cronologia e una data di fine chiare?

Per ogni Key Results assicurati che tutti sappiano cosa significhi raggiungere, raggiungere parzialmente o non raggiungere un risultato chiave, sulla base di precisi parametri.

Step 4: stabilire i risultati chiave per team e risorse

Per ottenere il massimo da questa metodologia, gli obiettivi aziendali devono passare per tutta l’organizzazione e guidare il lavoro dei team più operativi e delle risorse.

Per definire risultati chiave di qualità, accertati di collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi aziendali. Un modo semplice di farlo è usare un approccio ibrido, in cui il team dirigenziale stabilisce gli obiettivi aziendali, mentre i team più operativi stabiliscono i risultati chiave. Quando un team ha l’autonomia di stabilire i propri risultati chiave, le risorse generano i migliori risultati.

Step 5: monitoraggio del grado di raggiungimento degli obiettivi

Una volta che avrai definito gli obiettivi e i risultati chiave dell’organizzazione, potrai identificare le iniziative da mettere in atto per raggiungerli.

Uno dei vantaggi è che questi aiutano a definire le priorità all’interno dell’organizzazione. Collegando gli obiettivi alle iniziative cresce quindi la focalizzazione sulle variabili critiche, vale a dire quelle che hanno potenzialmente un maggior impatto sul raggiungimento degli obiettivi stessi.

Il monitoraggio dello stato di avanzamento diventa una fase essenziale, perché consente di valutare in tempo reale l’effettivo raggiungimento dei target, individuando, e rimuovendo, in anticipo gli eventuali ostacoli. Inoltre, collegare gli obiettivi dell’organizzazione al lavoro quotidianamente svolto genera un maggior coinvolgimento delle risorse.

I dipendenti che lavorano con gli OKR tendono ad avere una migliore comprensione della visione dell’azienda (72% contro, 50% senza OKR). Inoltre: il 60% dei dipendenti ha una comprensione tangibile della strategia dell’azienda, nelle aziende senza OKR, il valore è solo del 37% circa. (Fonte: OKR Impact Report 2022)

Step 6: valutare e migliorare i processi

Al completamento del ciclo di pianificazione, è importante fermarsi e chiedere al Team di valutare i risultati chiave ottenuti.

Uno dei tanti vantaggi dello stabilire OKR è la trasparenza, quindi, dopo che le risorse hanno valutato i propri risultati chiave, i manager dovrebbero raccogliere i risultati e includerli nei propri obiettivi.

Completata la valutazione, è necessario prendere nota di cosa non ha funzionato e di ciò che ha funzionato. Questo per accentuare i punti di forza ed attenuare, se non proprio eliminare, i punti di debolezza nei cicli futuri.

Conclusioni

L’utilizzo degli OKR migliora la trasparenza, l’assegnazione delle priorità e l’esecuzione della strategia. La comunicazione interna diventa più efficace cresce l’allineamento fra i team aziendali.

Studi recenti suggeriscono che la maggior parte dei team che già lavorano con gli OKR percepiscono un impatto positivo sull’azienda e i responsabili delle decisioni raccomandano vivamente gli OKR come metodo di gestione.

Attieniti ai 6 Step che abbiamo indicato in questo artico e stabilisci Obiettivi e Risultati chiave per la tua azienda e sfrutta tutto il potenziale degli OKR!

Nella progettazione della nostra Piattaforma PRAGMA4U abbiamo riprogettato completamente la Home Page sostituendola con il concetto di Dashboard, strettamente connesso con l’area di Reporting. Ciascun utente è libero di creare le proprie specifiche Dashboard e organizzare i dati nel modo più efficace.

Con PRAGMA4U è possibile quindi implementare e gestire agevolmente la metodologia OKR, fissando gli obiettivi, monitorando i Risultati tramite l’area di Reporting e rappresentando l’avanzamento tramite Dashboard  personalizzate.